Každý jazyk má svá vlastní pravidla pro úpravu písemností. Shrňme si základní pravidla pro psaní úředních a obchodních dopisů v anglickém jazyce.

Jak psát dopisy v angličtině

1. Vaši adresu uveďte v pravé horní části stránky. Pravidla pro psaní adres radí začít nejprve méně důležitými údaji a propracovávat se k těm důležitějším. Uveďte tedy nejdříve číslo domu, poté název ulice a následně název města. Poštovní směrovací kód a telefonní, případně faxové číslo přijdou na konec.
   15 Lake Road
   Torquay
   Devon
   TQ1 2RS
   Tel: 7656577787
2. Neuvádějte Vaše jméno ve stejném oddílu, kde uvádíte adresu.
3. Hned pod adresou uveďte datum vytvoření či odeslání písemnosti. Obvyklý způsob zápisu data v anglickém jazyce – nejprve den, poté měsíc a rok. Údaj o dni a roce je obvykle číselný, údaj o měsíci se vyjadřuje slovně (1 January 2015).
4. Na stejném řádku jako datum, případně na následujícím řádku v levé části stránky uveďte jméno a adresu příjemce. Pravidla pro psaní adres viz výše.
5. Úprava písemnosti se může mírně lišit, pokud dopis stylizujete na hlavičkovém papíru. Některé hlavičkové dopisy mají například adresu odesílatele vytištěnou uprostřed v horní části stránky, případně je uvedena na konci stránky pod podpisem.
6. Korespondenci obvykle zahajujeme oslovením (Dear X), text odrážíme od levé svislice. Oslovujeme buď křestním jménem (Dear John) nebo titulem a příjmením (Dear Mr. Black). V případě, že adresát (či jeho pohlaví) je neznámý, případně oslovujeme více osob, možné varianty jsou následující: Dear Sir(s), Dear Sir or Madam, Dear Madam. Někteří lidé preferují v případě oslovení osob, které dobře neznají, uvádět jméno i příjmení (Dear John Black). Nikdy však neuvádějte titul v kombinaci s křestním jménem (Dear Mr. John (Black)).
7. Po oslovení (Dear X) můžete a nemusíte uvést čárku. Nikdy však za oslovení nevkládejte vykřičník.
8. Po oslovení můžete a nemusíte vynechat volný řádek. Pokračování textu odrážíme od levé svislice, případně mírně odsadíme. Takto (jednotným stylem) postupujeme u každého nového odstavce.
9. Dopisy cizím osobám, obvykle po oslovení zahajujeme účel dopisu, tedy z jakého důvodu dopis vlastně zasíláme.
10. Korespondenci, která začíná oslovením Dear Sir(s) nebo Dear Madam, obvykle uzavíráme frází Yours faithfully.
11. Korespondenci, která začíná jmenným oslovením Dear Mr. Black nebo Dear John Black, obvykle uzavíráme frází Yours sincerely.
12. Neformální dopisy můžeme zakončit například frázemi Yours nebo See you, v případě hlubšího vztahu mezi pisateli rovněž Love.
13. Ve formální korespondenci (s lidmi, které osobně známe), často vkládáme před závěrečnou frází ještě obrat With best wishes nebo With kind regards.
14. Ve formální komunikaci uveďte jako podpis Vaše plné jméno (Jane Smith), v neformální korespondenci postačí Vaše křestní jméno (Jane). Titul v podpise neuvádějte.
15. Ve formální korespondenci vytvořené na počítači se obvykle uvádí vedle strojově vytištěného jména ještě ručně vytvořený podpis.
16. V neformálních dopisech můžete za podpisem uvést ještě post scriptum (PS).
17. Na dopisní obálce uveďte nejprve křestní jméno a poté příjmení (John Black). Před křestním jménem můžete uvést i titul (Mr John Black). Může vypsat celé křestní jméno nebo uvést jen iniciály (Mr J Black).