Jak efektivně hospodařit s časem

Efektivní hospodaření s časem neboli tzv. time management je jedním ze zaklínadel moderní doby. Je téměř absurdní, že v době nejprudšího rozvoje techniky a technologií, v době elektronizace, digitalizace, masových médií, sociálních sítí a dalších moderních komunikačních prostředků zoufale bojujeme s časem a snažíme se naše nabité rozvrhy vměstnat do čtyřiadvacetihodinového dne. Jakoby pracovní den nestačil, musíme si pro splnění pracovních úkolů krást i čas určený k osobnímu odpočinku a zájmům. Takový přístup je však dlouhodobě neefektivní, neboť velmi často vede ke stresu, únavě, nervozitě, poklesu efektivity až k tzv. syndromu vyhoření. Řešením může být efektivnější plánování a organizace práce.

Žrouti času z pohledu manažera

  • vyrušování (telefon nebo kolegové), které zabraňuje koncentraci
  • množství porad nebo jejich neefektivita
  • cokoliv, co by šlo delegovat
  • cokoliv, co nevede k výsledku (kromě odpočinku)

Výše uvedené důvody patří k nejobvyklejším časovým ztrátám na pracovišti. Řešením je například spojení času, který máte k dispozici do větších časových úseků, abyste se lépe soustředili na jeden
prioritní úkol. Mějte rovněž definovaný čas, kdy nebudete vyrušováni.

Efektivní plánování a volba prioritních cílů

  • evidence přehledu úkolů, které je potřeba udělat
  • pokud máte volný čas (např. po dokončení předchozích úkolů), je správný okamžik na zvážení, do jakých aktivit se pustíte dále
  • výběr cílů probíhá na základě určení priorit – pusťte se v první řadě do toho nejdůležitějšího nebo nejnáročnějšího úkolu
  • zásadní je určení záměru – např. dosažení změny, který má smysl
  • následuje formulování cíle, tedy změny a její podoby
  • určete si jasný termín pro splnění cíle
  • dávejte si pozor na několik paralelních úkolů – v praxi se osvědčilo určování termínů pro každý úkol zvlášť – nemusíte tak stále přehodnocovat termíny, které se vám nepodařilo stihnout, a jste flexibilnější v řešení jednotlivých úkolů

Řiďte se pravidlem „Mít vše hotovo“

  • cílem tohoto principu je odlehčit vaší hlavě
  • zaznamenávejte si všechny záležitosti a úkoly, které váš čekají
  • minimalizujte počet míst, jak si úkoly zaznamenáváte
  • do diáře patří jen schůzky a věci, které nelze udělat v jiný než daný den
  • úkoly, které vám zaberou méně než dvě minuty, udělejte hned
  • u úkolů, které jsou určeny k pozdějšímu vyřízení, se rozhodněte, jaký první krok musíte v dané věci udělat, a ten si zapište
  • je třeba mít i seznam nedokončených projektů – toho na čem pracujeme
  • úkoly, které jsou vhodné k delegování, předejte zodpovědným osobám – poznamenejte si, kdo je nyní zodpovědný za daný úkol, a jeho splnění monitorujte
  • při vyřizování jednotlivých úkolů se řiďte principem priority a rovněž tím, kolik máte v danou chvíli času a energie a co vnímáte jako prioritu

Další užitečné informace…

… nejen od tohoto autora se můžete dozvědět ve vzdělávacích a rekvalifikačních kurzech: