Zadávání úkolů patří mezi každodenní aktivity manažera, neboť významně definuje kvalitu odevzdané práce. Výsledek práce závisí totiž na tom, jak byla zadána. V minulém díle jsme si představili čtyři základní zásady, jakým způsobem komunikovat s podřízenými ohledně úkolů. Dnes se zaměříme na zásady týkající se termínu, ověření zadání a případné počítačové podpory.

Nezapomínejte na termín

Určení času, do kdy má být daný úkol hotový, považujeme za samozřejmost. Tento údaj patří při zadávání úkolů mezi klíčové. Na druhou stranu se stále stává, že manažer některé termíny neurčí, třeba protože ani on sám nemá danou aktivitu časově zařazenou. Úkoly bez termínu často podřízení odkládají a věnují se jim prioritně, třeba jen pokud je daná činnost baví více než ty ostatní. Termíny proto sdělujte i k úkolům, které příliš nespěchají.

Při určování termínu nezapomínejte na časovou rezervu pro vás. Ošetříme tím situace, kdy například podřízený zadání nesplnil správně či kompletně a vy už daný výstup potřebujete předat dále.

Specifikujte výsledek daného úkolu

U některých úkolů se vyplatí podrobněji vyspecifikovat přesný výsledek, který po jeho splnění očekáváte. Podřízený má tak velmi jasnou metriku, podle které může svou práci korigovat. Zároveň tak můžete zabránit i tomu, aby s daným úkolem trávil příliš málo nebo naopak příliš mnoho času. Pokud slova nestačí, klidně nakreslete podřízeným schéma či jinou grafiku, která vystihuje, jak si výsledek představujete.

Ověřte si pochopení zadání

Pokud se snažíte podřízenému při zadávání úkolu vysvětlit složitější problematiku, ujistěte se, že došlo ke vzájemnému pochopení například ověřovací otázkou. U náročných úkolů se také vyplatí nejprve zadat část úkolu a na výsledku si ověřit pochopení. Poté podřízenému vysvětlit, co vše má v souvislosti s daným úkolem dále dokončit.

V souvislosti s ověřením pochopení je vhodné podřízeného občas zkontrolovat. Ušetříme si tak čas na případných předělávkách a předejdeme zbytečným konfliktům. Některé úkoly patří mezi jednoduché a podřízení je splní za pár hodin nebo dnů, na jiných budou zaměstnanci pracovat třeba i několik měsíců. Zde by samozřejmě měla být kontrola pravidelná, protože se při jejich řešení může objevit řada nečekaných událostí.

Využívejte počítačovou podporu efektivně

Zadávání úkolů velmi často probíhá pomocí různých specializovaných počítačových programů. Ty obsahují řadu užitečných funkcionalit, které mohou zadávání výrazně zefektivnit. Často umožňují úkoly různě filtrovat, přiřazovat priority a elektronicky nad nimi diskutovat. Vyplatí se v rámci své organizace porozhlédnout a zeptat, jaké nástroje pro efektivnější zadávání úkolů existují. Ve výsledku je to však vždy o tom, jak vhodně dané programy manažer využije, aby mi naopak nepřidělávali více práce než užitku.