Český zaměstnavatel, ať už právnická nebo fyzická osoba, může zaměstnávat osoby ze zemí podléhajících režimu koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009, kdy podle těchto nařízení postupují také občané a instituce ze států Evropské unie a dále z Norska, Islandu, Lichtenštejnska (států Evropského hospodářského prostoru), ze Švýcarska a případně také ze Spojeného království. Pro všechny tyto státy budeme v dalším textu používat souhrnný pojem „členský stát“. Kromě osob z členských států mohou být zaměstnanci českého zaměstnavatele i cizinci z ostatních, tzv. třetích, zemí, kteří naopak podle výše zmíněných nařízení nepostupují, a platí pro ně v určitých oblastech odlišné podmínky, což však není předmětem tohoto pojednání.

Základním kritériem pro určení příslušnosti je výkon výdělečné činnosti. V této souvislosti platí, že na zaměstnance nebo osobu samostatně výdělečně činnou se ve smyslu výše uvedených nařízení vztahují právní předpisy státu, na jehož území je vykonávána výdělečná činnost. Tyto osoby tak podléhají všem systémům sociálního zabezpečení tohoto státu a nemohou si vybrat, že například zdravotně a nemocensky chtějí být pojištěny v jedné zemi a důchodově v jiné zemi. Obdobně si příslušnost k pojištění nemohou vybrat ani nezaopatření rodinní příslušníci takové osoby, kteří jsou povinně účastni všech systémů sociálního zabezpečení v zemi pojištění živitele.

Postupy zaměstnavatele

Zaměstnavatel se rozhodl přijmout do zaměstnání osobu z některého z členských států. Jak je všeobecně známo, občané z členského státu nepodléhají v rámci Evropské unie v souvislosti s výkonem zaměstnání (nebo také samostatné výdělečné činnosti) žádným omezením, což usnadňuje jejich zapojení do pracovního trhu České republice. Aby zaměstnavateli aktuálně (i do budoucna) nevznikl ve zdravotním pojištění problém z hlediska určení příslušnosti k právním předpisům včetně navazujících postupů, měli by se odpovědní pracovníci (mzdová účetní či personalista) dotázat této osoby v následujících 3 záležitostech.

1. Počet zaměstnání

Jeden z prvních dotazů by měl být motivován záměrem zjistit, zda toto zaměstnání u českého zaměstnavatele je jediným zaměstnáním této osoby ve smyslu výše uvedených koordinačních pravidel Evropské unie. Pokud tomu tak bude, pak zaměstnanec bude z titulu tohoto zaměstnání účasten českého systému veřejného zdravotního pojištění, takže bude pro něho (a pro zaměstnavatele) platit například s ustanovením o minimálním vyměřovacím základu, platném pro zaměstnance. Lze říci, že za této situace zaměstnavatel pohlíží na tuto osobu v podstatě jako na českého zaměstnance. Aby mohl být zaměstnavatel takříkajíc „v klidu“, doporučuji nechat si od zaměstnance vystavit čestné prohlášení například tohoto znění:

Čestné prohlášení
Prohlašuji, že moje zaměstnání u zaměstnavatele …….. je mým jediným zaměstnáním ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004  a prováděcího nařízení č. 987/2009. Pokud dojde ke změně v příslušnosti k právním předpisům podle těchto nařízení, oznámím zaměstnavateli novou skutečnost do osmi dnů ode dne této změny.
Ve …….. dne………………
Podpis

Tímto postupem se předejde možnému nesprávnému odvodu pojistného v situaci, kdy by současně (anebo posléze) byla tato osoba zaměstnána, a zároveň pojištěna, v jiném členském státě. Na základě principu jednoho pojištění by se pak pojistné mělo platit do této země, a kdyby zahraniční zaměstnanec sdělil tuto významnou skutečnost českému zaměstnavateli se zpožděním, způsobilo by to nepříjemné komplikace.

Pro českého zaměstnavatele je nesporně jednodušší situace, kdy má občan z členského státu pouze zaměstnání u zaměstnavatele v ČR. Pokud se jedná o zaměstnance, kteří na území České republiky trvalý pobyt nemají, ale jsou zaměstnanci zaměstnavatele, který má sídlo nebo trvalý pobyt na území České republiky a zakládá-li jejich sjednaný pracovněprávní vztah účast na zdravotním pojištění, jsou tito zaměstnanci účastni českého systému veřejného zdravotního pojištění včetně nezaopatřených rodinných příslušníků živitele. Pojistné odvádí český zaměstnavatel zvolené české zdravotní pojišťovně podle českých právních předpisů, platných ve zdravotním pojištění – vše na základě jednoho z důležitých principů evropského práva, a to principu pojištění ve státě výkonu výdělečné činnosti.

2. Zdravotní pojišťovna

Protože se takový zaměstnanec stává účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění, má – stejně jako osoby s trvalým pobytem na území České republiky – například právo na výběr zdravotní pojišťovny. Jinými slovy platí, že zaměstnavatel nemůže nutit osoby ze zahraničí, aby byly všechny povinně pojištěny u jedné zdravotní pojišťovny.  

3. Pojištění v minulosti

A třetí dotaz se týká skutečnosti, zda tato osoba již v České republice dříve pracovala a byla pojištěna u zvolené zdravotní pojišťovny. Zde přicházejí v úvahu dvě varianty:

• jedná se o první zaměstnání a první pojištění u příslušné zdravotní pojišťovny. Pro první přihlášení zaměstnance bez trvalého pobytu, občana z členského státu, použije zaměstnavatel kód „E“ namísto kódu „P“. Do místa vyčleněného pro číslo pojištěnce se uvede pohlaví (M,Z) a datum narození. Na základě těchto údajů zdravotní pojišťovna zaměstnanci vygeneruje (přidělí) číslo pojištěnce, pod kterým bude osoba u zdravotní pojišťovny vedena. Při každém dalším přihlášení se pak používá kód „A“ (viz následující bod), ať už u téhož nebo u jiného zaměstnavatele. Má-li zaměstnanec nezaopatřené rodinné příslušníky (manželka bez příjmu nepobírající dávky, děti připravující se studiem na budoucí povolání), upozorní jej zaměstnavatel na povinnost jejich přihlášení ke zdravotnímu pojištění. Na základě zaměstnavatelem sdělených údajů doručí zdravotní pojišťovna zaměstnavateli průkaz pojištěnce (Evropský průkaz zdravotního pojištění), určený pro zaměstnance. Zaměstnavatel předá tento průkaz zaměstnanci, který pak bude na jeho základě čerpat zdravotní péči (hrazené služby). Tento průkaz je ve stejném provedení (modrofialový) jako pro osoby s trvalým pobytem v ČR. V České republice bude mít zaměstnanec nárok na plnou péči, v ostatních členských státech pak na péči nezbytnou. Prostřednictvím formuláře S1 si může vyřídit nárok na plnou péči i ve státě bydliště.
• jedná se o druhé anebo další zaměstnání u dané zdravotní pojišťovny. Tato osoba mohla být u zaměstnavatele zaměstnána již dříve anebo byla zaměstnána u jiného českého zaměstnavatele.  V tomto případě zaměstnavatel nepoužije kód „E“, nýbrž kód „A“ s již přiděleným číslem pojištěnce. Kódu „A“ se tedy používá při druhém a každém dalším nástupu do zaměstnání u zaměstnance z členského státu, kdy do políčka číslo pojištěnce se uvede číslo, pod kterým je osoba evidována u zdravotní pojišťovny na základě prvního přihlášení. Toto číslo buď může mít zaměstnavatel ve své evidenci z dřívější doby, případně je může znát i sama zaměstnávaná osoba, každopádně je však zaznamenáno v registru zdravotní pojišťovny, odkud lze tuto informaci získat. Jinými slovy, pouze pro první přihlášení takového zaměstnance se použije kód „E“, vygeneruje se číslo pojištěnce, při každém dalším přihlášení se pak používá kód „A“ s již přiděleným číslem pojištěnce.

Změna situace u zaměstnance

Zcela jiná situace nastane pro zaměstnavatele tehdy, když:

• zaměstnanec nemůže zaměstnavateli vystavit výše zmíněné čestné prohlášení, protože je zaměstnán ještě v dalším členském státě nebo
• zaměstnanec posléze začne (při současném zaměstnání v ČR) pracovat u zaměstnavatele v jiném členském státě,
• v obou případech většinou ve státě bydliště.

Princip jednoho pojištění

I když je osoba z členského státu zaměstnána ve dvou členských státech, může být pojištěna pouze v jednom státě. V takovém případě je příslušnost k pojištění určena na žádost osoby pověřenou institucí státu bydliště, kdy v České republice je touto institucí Česká správa sociálního zabezpečení.

Za výdělečnou činnost se považuje ta činnost, která je za zaměstnání nebo samostatnou výdělečnou činnost považována předpisy o sociálním zabezpečení státu pojištění, resp. státu, ve kterém je tato činnost vykonávána. V případě výkonu výdělečné činnosti ve dvou členských státech se na osobu vztahují právní předpisy státu bydliště za předpokladu, že vykonává v tomto státě tzv. podstatnou část své činnosti. Podmínka podstatné části činnosti se považuje za splněnou tehdy, jedná-li se alespoň o 25 % z hlediska:

• pracovní doby nebo mzdy zaměstnance
• obratu, pracovní doby, množství poskytovaných služeb a příjmu u OSVČ

přičemž je brán v úvahu i očekávaný vývoj v příštích 12 měsících. Pro daný účel postačí splnění alespoň jednoho ze stanovených kritérií.

V těchto situacích lze stroze konstatovat, že český zaměstnavatel bude čekat, zda mu bude nebo nebude doručen z členského státu formulář A1, dokladující pojištění neboli účast ve všech systémech sociálního zabezpečení státu, který formulář A1 vystavil. Do té doby, než je tento formulář doručen (anebo není vůbec doručen), plní zaměstnavatelů veškeré povinnosti vůči české zdravotní pojišťovně. Avšak doručení tohoto formuláře celou situaci zcela zásadním způsobem změní.

Zjednodušeně řečeno, zaměstnává-li český zaměstnavatel občana Rakouska s trvalým pobytem na území Rakouska a tento zaměstnanec předloží českému zaměstnavateli formulář A1, vystavený rakouskou stranou, podléhá rakouský zaměstnanec na základě této skutečnosti zdravotnímu pojištění v Rakousku. Český zaměstnavatel tak postupuje podle právní úpravy platné v tamním systému zdravotního pojištění.

Pro styk se zahraniční zdravotní pojišťovnou, resp. institucí provádějící zdravotní pojištění, bude český zaměstnavatel pracovat s formuláři používanými v systému veřejného zdravotního pojištění v daném státě. Pokud dojde k takové situaci, musí zaměstnavatel na základě dodaného formuláře A1 z členského státu promptně:

• přihlásit se jako plátce pojistného do registru příslušné zdravotní pojišťovny (instituce provádějící zdravotní pojištění) v členském státě a přihlásit zde zaměstnance
• neprodleně přesměrovat platby pojistného zdravotní pojišťovně zaměstnance ve státě pojištění
• doplatit této zdravotní pojišťovně dlužné pojistné za příslušné (uplynulé) kalendářní měsíce
• plnit další zákonné povinnosti, stanovené právním úpravou daného státu v oblasti zdravotního pojištění
• požádat českou zdravotní pojišťovnou o vrácení případně vzniklého přeplatku na pojistném.

Přeplatek vrátí zdravotní pojišťovna (povětšinou na základě provedené kontroly, anebo také bez kontroly) v zákonné lhůtě za předpokladu, že vůči plátci neeviduje splatný závazek. Podmínkou pro uplatnění tohoto postupu je skutečnost, že osoba předloží českému zaměstnavateli potvrzený formulář A1, vystavený příslušnou zahraniční institucí.

Povinnost pojištěnce

Vzhledem k výše uvedenému upozorňuji, že osoba je povinna informovat příslušnou instituci ve státě výkonu výdělečné činnosti i v místě bydliště o jakékoli změně situace, významné z hlediska příslušnosti, resp. nároku podle koordinačních nařízení EU. Za nesplnění této povinnosti může být udělena sankce podle národních právních předpisů.