Pokud budeme hledat ve zdravotním pojištění opravdu problémovou oblast, pak bude nesporně tímto tématem odvod pojistného zaměstnavatelem za zaměstnance v přímé vazbě na minimální vyměřovací základ. Z tohoto důvodu musí zaměstnavatelé pečlivě dbát na to, aby při výpočtu a odvodu pojistného důsledně postupovali podle zákona. Proč se zaměstnavatel nemůže spolehnout jen na existenci dokladu a kdy je potřebná komunikace se zaměstnancem? 

Institut minimální mzdy zaujímá ve zdravotním pojištění významné postavení, neboť v souvislosti s placením pojistného konkrétně určuje minimální vyměřovací základ zaměstnance, resp. jeho poměrnou část. S účinností od 1. ledna 2024 se zvýšila minimální mzda na 18 900 Kč, proto při stanovení vyměřovacího základu zaměstnance a navazujícím výpočtu výše pojistného vycházejí zaměstnavatelé v roce 2024 z této hodnoty minima. Pokud se na zaměstnance (a tedy i na jeho zaměstnavatele – plátce pojistného) vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, musí být v roce 2024 odvedeno zaměstnavatelem za rozhodné období kalendářního měsíce pojistné nejméně ve výši 2 552 Kč (13,5 % z 18 900 Kč), případně alespoň z poměrné části tohoto minima v situacích vyjmenovaných v ustanovení § 3 odst. 9 z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Pokud zaměstnanec není uveden mezi osobami – výjimkami, které minimální vyměřovací základ dodržet nemusejí, vztahuje se na zaměstnavatele takového zaměstnance povinnost postupovat při výpočtu a odvodu pojistného v přímé vazbě na zákonné minimum 18 900 Kč. Proto by měli zaměstnavatelé věnovat obzvláštní pozornost těm zaměstnancům a situacím, kdy se zúčtovaný hrubý příjem zaměstnance pohybuje kolem minimální mzdy, anebo hodnoty minima nedosahuje.

Zabýváme se situací, kdy příjem zaměstnance nedosahuje hodnoty minimálního vyměřovacího základu. Tento zaměstnavatel však současně disponuje potvrzením jiného zaměstnavatele, který za zaměstnance odvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu. Zaměstnavatel s příjmem nižším než minimum správně odvádí pojistné ze skutečně dosaženého příjmu. Je pravdou, že není povinností toto potvrzení průběžně obnovovat, takže může mít dlouholetou platnost. A právě tato skutečnost se stala pověstným kamenem úrazu.

Došlo totiž k tomu, že zaměstnání u zaměstnavatele s příjmem vyšším než minimální mzda skončilo, avšak tato informace se k zaměstnavateli, který odváděl pojistné z příjmu nižšího než 18 900 Kč, nedostala. Po čase se zaměstnanec vyjádřil v tom smyslu, že jiné zaměstnání již dva roky nemá.

Jak musí zaměstnavatel po tomto zjištění postupovat?

Povinnost zaměstnance sdělit zaměstnavateli skutečnost, že jiný zaměstnavatel již za něj neodvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo že toto zaměstnání skončilo, není v zákonech zdravotního pojištění stanovena. A tuto povinnost nemá ani zaměstnavatel. Pro takový případ bychom doporučili, aby si zaměstnavatel odvádějící pojistné z příjmu nižšího než minimum v takové (a podobné) situaci nechal od zaměstnance vystavit čestné prohlášení například tohoto znění:

„Čestně prohlašuji, že pokud za mě nebude jiný zaměstnavatel odvádět pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo když toto další zaměstnání skončí, oznámím tuto skutečnost svému zaměstnavateli do osmi kalendářních dnů po skončení kalendářního měsíce, ve kterém některá z těchto skutečností nastala.“

Jinak také řečeno, jedná se o jednu ze situací, kdy je nutností průběžná komunikace mezi zaměstnavatelem (mzdovou účetní/mzdovým účetním) a zaměstnancem. Nikdy není na škodu se čas od času (například při ročním zúčtování) zaměstnanec dotázat, zda u něj příslušná skutečnost nadále trvá.

Od kalendářního měsíce, ve kterém měl zaměstnanec pouze jedno zaměstnání, tak musí zaměstnavatel (odvádějící konkrétně v roce 2024 pojistné z příjmu nižšího než 18 900 Kč) se zpětnou platností zabezpečit odvod pojistného z minimálního vyměřovacího základu. Zaměstnavatel musí formou srážky zaměstnanci provést za jednotlivé kalendářní měsíce úhradu doplatku pojistného do zákonného minima, neboť se stal s ohledem na okolnosti jediným plátcem pojistného za zaměstnance a v rozhodném období jednotlivých kalendářních měsíců let 2022 až 2024 nebyl při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ dodržen. A vždy musíme mít na zřeteli, že veškeré finanční operace (závazky, resp. pohledávky) jsou ve zdravotním pojištění řešeny v rámci promlčecí doby, která je desetiletá.

Na závěr – důležitá poznámka

Povinnost úhrady doplatku pojistného do zákonného minima přechází na zaměstnavatele pouze za situace, kdy je vyměřovací základ nižší z důvodu překážek v práci na straně organizace ve smyslu ustanovení § 207 až § 209 zákoníku práce.

Zaměstnavatel, který výše zmíněné potvrzení vystavil, by měl případně i vědět, kterému zaměstnavateli bylo toto potvrzení vydáno, neboť třeba právě v situaci, kdy toto zaměstnání skončí, by měl tohoto dalšího zaměstnavatele o této skutečnosti informovat. Jak je však výše uvedeno, není to jeho povinnost. V takovém případě se zpravidla změní podmínky u jiného zaměstnavatele (což je naše situace), pro kterého tak nastupuje povinnost dodržet minimální vyměřovací základ tehdy, pokud se jedná o jediné zaměstnání a zaměstnanec nepatří do žádné z výjimek uvedených v § 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 

Pokud zaměstnavatel odvádí pojistné z příjmu nižšího než povinné minimum, musí mít vždy k dispozici doklad, který jej bude k takovému postupu opravňovat a tento doklad předloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny. Takovým dokladem může být právě zmiňované potvrzení o odvodu pojistného jiným zaměstnavatelem alespoň z minimálního vyměřovacího základu nebo doklad o nároku na „státní kategorii“, čestné prohlášení o skutečnosti, že zaměstnanec je současně OSVČ a platí si alespoň minimální zálohy apod.

Z výše uvedeného tak plyne, že zaměstnavatel musí za ty kalendářní měsíce, ve kterých měl zaměstnanec již pouze toto jedno zaměstnání, provést doplatek pojistného do minima. Na základě doplacení pojistného a po podání opravných Přehledů o platbě pojistného zaměstnavatele uplatní zdravotní pojišťovna nárok na penále, jak je její povinností. Nevymáhá se pouze penále do 100 Kč za kalendářní rok.

O prominutí vyměřeného penále lze zdravotní pojišťovnu vždy požádat, a to v kterékoli fázi vyměřovacího řízení. Pokud zaměstnavatel žádá o prominutí vyměřeného penále, uplatňuje toto své právo v rámci tzv. institutu odstranění tvrdosti.

Podáním žádosti o prominutí penále dává zaměstnavatel jako plátce pojistného zdravotní pojišťovně na vědomí, že nenamítá správnosti vyměřeného penále co do jeho důvodu a výše, ale obrací se na ni se žádostí o jeho prominutí cestou odstranění tvrdosti. V těchto případech o žádosti o prominutí penále nepřesahujícího 30 000 Kč rozhodují zdravotní pojišťovny (tj. základní články, které rozhodnutí vydaly), u částek penále nad 30 000 Kč pak rozhoduje jejich Rozhodčí orgán.

V žádosti by měl plátce vždy uvést argumenty, které v dané záležitosti hovoří v jeho prospěch, resp. popsat a okomentovat okolnosti, které vznik penále zapříčinily. Každá podaná žádost je zdravotní pojišťovnou (zpravidla k tomuto účelu ustanovenou komisí) individuálně posuzována a po zvážení všech skutečností je penále buď prominuto v plné výši, prominuto částečně anebo není prominuto vůbec. Vyměřené penále není nutno předem uhradit.

Při řešení uvedené situace jsme vycházeli z podmínky, že u zaměstnance (a zaměstnavatele) musí být při odvodu pojistného dodržen minimální vyměřovací základ. Naopak, pokud nemusí být dle § 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb. minimum u zaměstnance dodrženo, odvádí zaměstnavatel v roce 2024 pojistné z příjmu i nižšího než 18 900 Kč. V případě takového zaměstnance by výše popisovaný problém nevznikl.