Pracovní možnosti v oboru administrativy – 2. část

Ostatní administrativní profese

Máte administrativní nebo administrativně-obchodní vzdělání a přemýšlíte, jak ho uplatnit na trhu práce? Poohlížete se po zaměstnání v oboru administrativa, ale nevíte přesně, jaká pracovní pozice by pro Vás byla ta práva? V našem novém dvoudílném seriálu Vám představíme tradiční i další méně známé administrativní pracovní pozice. Zjistíte, po jakých inzerátech se poohlížet na pracovních portálech, i jaké možnosti se Vám aktuálně nabízejí.

V prvním díle jsme se zaměřili na nejrozšířenější administrativní pozice. V druhém díle našeho miniseriálu se soustředíme na ostatní pracovní pozice z administrativního oboru. Pro většinu administrativních profesí je základním kvalifikačním předpokladem střední vzdělání s maturitní zkouškou. Tento předpoklad vychází ze základních požadavků pro administrativní činnost – tedy výbornou znalost českého jazyka slovem i písmem, všeobecný přehled, počítačovou gramotnost a běžné komunikační dovednosti. U některých manažerských pozic bývá občas zaměstnavatelem požadováno vyšší odborné vzdělání, případně bakalářský studijní program. Není to však pravidlem a často při přijímacím pohovoru uspěje spíše kandidát se zkušenostmi a praxí, nežli čerstvý absolvent daného oboru.

V níže uvedeném přehledu dalších inzerovaných administrativních pracovních pozic uvedeme u každé profese její název (z důvodu zjednodušení textu si dovolíme uvádět názvy pracovních pozic jednotně v mužském rodě) a případné alternativní názvy (nebo anglické termíny) a podobné pracovní pozice. Shrneme si typické pracovní činnosti a pracovní náplň u každé jednotlivé profese. Zmíníme rovněž klíčové zkušenosti a dovednosti vhodné pro danou pozici. V závěru článku naleznete též abecední přehled všech administrativních pracovních profesí z našeho dvoudílného seriálu.

Pevně věříme, že Vám tento článek pomůže zvýšit Vaše možnosti Vašeho uplatnění na trhu práce. Třeba Vás upozorníme na práci, o niž jste před tím neuvažovali, a z které se dost možná vyklube Vaše vysněné zaměstnání.

Přehled profesí které najdete v tomto článku: Operátor klientského centra, Pracovník back office, Pracovník front office, Pracovník reklamačního oddělení, Referent,Soudní zapisovatel, Vkládání dat do počítače

1) Operátor klientského centra

Alternativní názvy a podobné pozice: Operátor/Pracovník/Konzultant/Specialista zákaznického (též klientského) centra/servisu/péče, dále též Konzultant služeb zákázníků, Pracovník help desku nebo Zákaznický servis, Operátor/Koordinátor asistenčních služeb, Operátor telemarketingu, Telefonista

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

  • Komunikace s klienty a zodpovídání jejich dotazů přes telefon nebo e-mail
  • Informování o nových a stávajících produktech
  • Doporučování a prodávání nejvhodnějších nabídek pro konkrétní klienty
  • Případně aktivní vyhledávání potenciálních nových klientů (viz telemarketing, respektive aktivní telemarketing)

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

  • Komunikační dovednosti
  • Prezentační dovednosti
  • Argumentační schopnosti
  • Aktivní přístup
  • Uspokojení zákaznických potřeb
  • Přizpůsobivost (flexibilita)
  • Samostatnost
  • Pečlivost

2) Pracovník back office

Alternativní názvy a podobné pozice: Specialista back office

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

  • Zabezpečení další administrativní, provozní nebo obchodní činnosti pro podporu ostatních oddělení společnosti včetně evidence všech provedených operací
  • Například zpracování došlých objednávek, jejich zadávání do interních firemních systémů a následné zpracování
  • Zajištění dohledání špatně směrovaných plateb
  • Příprava podkladů pro fakturaci
  • Vyřizování reklamací od klientů

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

  • Aktivní přístup
  • Komunikační dovednosti
  • Orientace v informacích
  • Pečlivost
  • Samostatnost
  • Zodpovědnost
  • Přizpůsobivost

3) Pracovník front office

Alternativní názvy a podobné pozice: Specialista front office

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

  • Zajištění technické podporu obchodního týmu a vedení kompletní administrativy
  • Vyřizování telefonických hovorů
  • Příprava smluvní dokumentace
  • Kontrola realizovatelných obchodů
  • Jednání s klienty, prezentace společnosti a jejích služeb

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

  • Aktivní přístup
  • Komunikační dovednosti
  • Orientace v informacích
  • Organizační dovednosti
  • Pečlivost
  • Samostatnost
  • Zodpovědnost

4) Pracovník reklamačního oddělení

Alternativní názvy a podobné pozice: Pracovník úseku reklamací

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

  • Komunikace se zákazníky, vyřizování jejich dotazů, požadavků a reklamací
  • Poskytování informací o produktech a službách dané společnosti
  • Vedení administrativní agendy spojené s reklamacemi

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

  • Komunikační dovednosti
  • Prezentační dovednosti
  • Argumentační schopnosti
  • Aktivní přístup
  • Uspokojení zákaznických potřeb
  • Přizpůsobivost
  • Samostatnost
  • Pečlivost

5) Referent

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

  • Příprava a zpracování základních formulářů nebo papírové dokumentace, která následně slouží dalším oddělením nebo zákazníkům společnosti
  • Získávání a zpracovává důležitých informací souvisejících se zaměřením daného oddělení
  • Někdy rovněž vyřizování reklamací, připomínek a stížností

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

  • Komunikační dovednosti
  • Orientace v informacích
  • Aktivní přístup
  • Přizpůsobivost
  • Samostatnost
  • Pečlivost

6) Soudní zapisovatel

Alternativní názvy a podobné pozice: Zapisovatel, Písař

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

  • Hlavní pracovní náplní je psaní a přepisování textů nebo textových souborů
  • Dále zajištění písemné dokumentace a záznamů z porad a jednání
  • Vyřizování jednoduché korespondence a zpracování písemností podle pokynů
  • Obsluha kancelářské techniky

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

  • Aktivní přístup
  • Orientace v informacích
  • Zodpovědnost
  • Pečlivost
  • Samostatnost

7) Vkládání dat do počítače

Alternativní názvy a podobné pozice: Zadávání dat do počítače, Přepis dat, Tvorba databáze

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

  • Zadávání dat či textů dle průvodních dokumentů do počítače
  • Pozice je vhodná pro práci z domova a mohou ji vykonávat studenti, ženy na mateřské dovolené či lidé v invalidním důchodu

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

  • Aktivní přístup
  • Orientace v informacích
  • Zodpovědnost
  • Pečlivost
  • Samostatnost

Abecední seznam administrativních pracovních profesí

Na závěr uvádíme abecední přehled aktuálních pracovních profesí, v nichž uplatníte administrativní vzdělání nebo praxi.

  • Administrativní pracovník
  • Asistent (Osobní asistent, Týmový asistent, Večerní asistent)
  • Office manažer
  • Operátor klientského centra
  • Pracovník back office
  • Pracovník front office
  • Pracovník reklamačního oddělení
  • Recepční
  • Referent 
  • Soudní zapisovatel
  • Úředník
  • Vedoucí sekretariátu
  • Vkládání dat do počítače

Použité on-line zdroje: Encyklopedie profesí Portálu Práce.cz a Jobs.cz.

Další užitečné informace…

… nejen od tohoto autora se můžete dozvědět ve vzdělávacích a rekvalifikačních kurzech: