Tradiční administrativní profese

Máte administrativní nebo administrativně-obchodní vzdělání a přemýšlíte, jak ho uplatnit na trhu práce? Poohlížíte se po zaměstnání v oboru administrativa, ale nevíte přesně, jaká pracovní pozice by pro Vás byla ta práva? V našem novém dvoudílném seriálu Vám představíme tradiční i další méně známé administrativní pracovní pozice. Zjistíte, po jakých inzerátech se poohlížet na pracovních portálech, i jaké možnosti se Vám aktuálně nabízejí.

V tomto prvním díle se zaměříme na nejrozšířenější administrativní pozice. V níže uvedeném přehledu pracovních pozic uvedeme u každé profese její název (z důvodu zjednodušení textu si dovolíme uvádět názvy pracovních pozic jednotně v mužském rodě) a případné alternativní názvy (nebo anglické termíny) a podobné pracovní pozice. Shrneme si typické pracovní činnosti a pracovní náplň u každé jednotlivé profese. Zmíníme rovněž schopnosti vhodné pro danou pozici.

V druhém díle našeho miniseriálu se zaměříme na další pracovní pozice z administrativního oboru. Rozšíříme tak Vaši představu o možnostech aktuálního uplatnění na pracovním trhu s danou profesní kvalifikací. Dozvíte se tak, v jakých všech zaměstnáních uplatníte Vaše odborné znalosti a dovednosti. Třeba Vás dokonce nasměrujeme k Vašemu vysněnému zaměstnání. Součástí druhého dílu je rovněž abecední přehled všech administrativních pracovních profesí z našeho dvoudílného seriálu.

Přehled profesí které najdete v tomto článku: Administrativní pracovník, Asistent (Osobní asistent, Týmový asistent, Večerní asistent), Office manažer, Úředník, Vedoucí sekretariátu

1) Administrativní pracovník

Alternativní názvy a podobné pozice: Administrative officer, Administrativní podpora

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

• Vedení běžné administrativní agendy – práce na jednoduchých, ale různorodých administrativních činnostech a úkolech
• Péče o organizační, provozní a administrativní záležitosti
• Vedení příslušné dokumentace (evidence písemností, archivace, skartace, spisová služba)
• Organizace a příprava firemních jednání a zasedání
• Práce na recepci nebo na sekretariátu firmy
• Obsluha nápojových automatů, zajišťování objednávek, přebírání zásilek
• Nejčastěji pozice v malých formách nebo OSVČ

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

• Pečlivost
• Samostatnost
• Zodpovědnost
• Přizpůsobivost
• Aktivní přístup
• Komunikační dovednosti

2) Asistent

Alternativní názvy a podobné pozice: Assistant, Sekretář, Secretary

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

• Správa a vyřizování běžné administrativní agendy pro vedoucí pracovníky – práce na jednoduchých, ale různorodých administrativních činnostech a úkolech
• Péče o organizační, provozní a administrativní záležitosti
• Vedení příslušné dokumentace (evidence písemností, archivace, skartace, spisová služba)
• Obsluha kancelářské techniky (kopírování, tisk, faxování ad.)
• Organizace a příprava firemních jednání a zasedání
• Pořizování zápisů z jednání a porad
• Objednávání a evidence kancelářských potřeb
• Evidence odchozí a příchozí firemní korespondence

Obvykle rozlišujeme tzv. Osobní asistenty, Týmové asistenty a Večerní asistenty

Osobní asistent

• Zpracování agendy pro jednoho vedoucího pracovníka
• Postavení a pracovní kompetence odvozené přímo od postavení daného manažera
• Podporu činností manažera v oblasti administrativní, organizační, zajištění chodu kanceláře, mnohdy i vyhodnocování ekonomických ukazatelů apod.

Týmový asistent

• Spolupráce se specializovaným týmem na jejich úkolech – například asistent účetního oddělení, právního úseku, personální sekce či marketingového oddělení atd.
• Vytváření a kontrola podkladů pro činnost konkrétního týmu, tvorba zpráv a hlášení, organizační činnost a zajištění komunikace mezi jednotlivými členy týmu či externími spolupracovníky a dodavateli
• Konkrétní pracovní náplň se odvíjí od zaměření a aktivit daného oddělení a jeho kompetencí v rámci organizační struktury společnosti

Večerní asistent

• V zahraničních, a koneckonců již mnohdy ani v ryze českých společnostech, se nepracuje (a zejména management) od časných ranních hodin a pracovní doba se tak přesouvá i do pozdních odpoledních a večerních hodin; proto se v některých, zpravidla zahraničních firmách nebo firmách s dlouhým provozem, lze setkat s tzv. Večerními asistenty
• Velká poptávka na pracovním trhu je po Večerních asistentech např. do právních kanceláří
• Kompetence, pracovní náplň i kvalifikační předpoklady jsou obvykle totožné jako u běžného (osobního nebo týmového) asistenta, liší se pouze pracovní dobou

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

• Aktivní přístup
• Koncepční přístup
• Komunikační dovednosti
• Organizační schopnosti
• Vyhledávání informací
• Pečlivost
• Samostatnost
• Zodpovědnost
• Přizpůsobivost

3) Office manažer

Alternativní názvy a podobné pozice: Office manager, Office coordinator

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

• Různorodá náplň práce – vedle administrativní i provozní činnost
• Personalistika – například koordinace administrativního týmu, příprava personální agendy, organizace společenských a firemních akcí
• Zodpovědnost za hladký chod recepce – koordinace práce recepčních
• Správa majetku, účetnictví a dílčích obchodních záležitostí
• Komunikace s dodavateli – objednávání kancelářských potřeb a občerstvení pro zaměstnance
• Dohled nad plněním právních předpisů (např. BOZP a PO)
• Správa a evidence obchodních smluv
• Zajištění plnění příkazů vedení společnosti a podávání zpětné vazby

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

• Aktivní přístup
• Koncepční přístup
• Komunikační dovednosti
• Organizační schopnosti
• Vyhledávání informací
• Orientace v informacích
• Pečlivost
• Samostatnost
• Zodpovědnost
• Přizpůsobivost
• Zvládání zátěžových situací
• Schopnost řešit konflikty

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

• Zodpovědnost za chod recepce
• Vítání a ohlašování návštěv
• Vedení knihy návštěv a vydávání návštěvnických propustek
• Přepojování a vyřizování telefonátů
• Poskytování všeobecných informací o společnosti
• Dílčí administrativní úkoly – například evidence příchozí korespondence, evidence zápůjček z vozového parku firmy ad.

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

• Komunikační dovednosti
• Reprezentativní vzhled
• Vstřícnost
• Pečlivost
• Zodpovědnost
• Přizpůsobivost
• Úředník

4) Úředník

Alternativní názvy a podobné pozice: Clerk

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

• Pracovní kompetence se odvíjejí od činnosti daného státního úřadu a jeho postavení v organizační struktuře státní správy, dále od konkrétního zaměření daného oboru a oddělení
• Vyřizování osobního nebo písemného styku občanů s úřadem
• Spolupráce s jednotlivými odděleními úřadu
• Vyjadřování stanoviska týkající se daného státního úřadu a oboru jeho kompetencí
• Vyřizování a schvalování žádostí občanů

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

• Komunikační dovednosti
• Orientace v informacích
• Aktivní přístup
• Pečlivost
• Samostatnost
• Zodpovědnost

5) Vedoucí sekretariátu

Typické pracovní činnosti a pracovní náplň:

• Zastřešování činností sekretariátu a vedení týmu asistentů či administrativních pracovníků
• Koordinace činností sekretariátu, zodpovědnost za spisovny a spisovou službu
• Pozice vyžaduje dostatek zkušeností a dovedností s rozmanitými administrativními činnostmi

Kvalifikační a osobnostní předpoklady:

• Aktivní přístup
• Koncepční přístup
• Komunikační dovednosti
• Organizační schopnosti
• Vyhledávání informací
• Orientace v informacích
• Pečlivost
• Samostatnost
• Zodpovědnost
• Přizpůsobivost
• Zvládání zátěžových situací
• Schopnost řešit konflikty

Použité on-line zdroje: Encyklopedie profesí Portálu Práce.cz (http://www.prace.cz/poradna/encyklopedie-profesi) a Jobs.cz (http://www.jobs.cz/poradna/profese).