Ve zdravotním pojištění se vyskytují situace, ve kterých musejí zaměstnavatel nebo zaměstnanec dokladovat určité (rozhodné) skutečnosti ve formě žádosti, vystavení potvrzení, čestného prohlášení zaměstnance apod. V konečném důsledku pak pouze na základě těchto dokumentů může zaměstnavatel zabezpečit odvod pojistného v souladu se zákonem, proto je kontrolními orgány zdravotních pojišťoven jejich předložení odůvodněně vyžadováno.

Vzory jednotlivých dokumentů, uvedené v tomto příspěvku, představují jejich doporučenou podobu, proto by měly obsahovat takové náležitosti, které zamezí nejasnostem. Tímto postupem se jednak předejde možnosti vzniku případných sporů, jednak budou eventuální neshody snadno a jednoznačně řešitelné.

Zpracované vzory představují pouze námět či doporučení, vycházejí z dlouholeté praxe autora a nemají tedy obecně závaznou povahu. Zaměstnavatel si může tyto vzory upravit přiměřeně podle svých potřeb a konkrétních podmínek jak v rámci platné právní úpravy, tak s ohledem na individuální charakter příslušné záležitosti. Vždy je nutné mít na zřeteli, že žádný vzor nemůže komplexně postihnout celou šíři řešené problematiky a různorodost situací, které praxe přináší.

Tyto vzory představují ve zdravotním pojištění rozhodné doklady pro stanovení vyměřovacího základu a následné placení pojistného. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny je zapotřebí tyto doklady archivovat společně s ostatními mzdovými materiály i s ohledem na skutečnost, že s účinností od 1. 12. 2011 platí ve zdravotním pojištění desetiletá promlčecí doba. Pokud však nejsou příslušné doklady k dispozici (tedy nejsou při kontrole zaměstnavatelem – mzdovou účetní – předloženy), je kontrolní orgán nucen postupovat podle zákona, což ve svém důsledku zpravidla představuje vznik dlužného pojistného včetně penále.

Je také pravdou, že když zaměstnanec nějaký doklad podepíše, více si uvědomí, že má vůči zaměstnavateli a potažmo zdravotní pojišťovně určité povinnosti, než když proběhne v dané věci pouze ústní debata. Nicméně v některých situacích je písemná povaha daného dokumentu nutností.

Podívejme se nyní blíže na některé doporučené vzory písemností ve zdravotním pojištění, vystavované zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Potvrzení zaměstnavatele, že odvádí za zaměstnance pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu (§ 3 odst. 4 a odst. 6 z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů)

Aby zaměstnavatelé postupovali při plnění zákonných povinností důsledně v souladu se zákonem, to znamená, aby bylo odvedeno pojistné za zaměstnance tak, jak to ukládá právní úprava zdravotního pojištění, musí zaměstnavatel v některých specifických situacích buď:

• vystavit pro jiného zaměstnavatele potvrzení o výši dosaženého příjmu svého zaměstnance v příslušném kalendářním měsíci, případně potvrdit skutečnost, že je za zaměstnance odváděno pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu nebo naopak;
• musí mít od jiného zaměstnavatele k dispozici potvrzení o výši příjmu zaměstnance v rozhodném období kalendářního měsíce nebo doklad o odvodu pojistného alespoň ze zákonného minima takovým zaměstnavatelem z toho důvodu, aby nemusel provádět dopočet do minimálního vyměřovacího základu 15 200 Kč, nýbrž aby mohl odvádět pojistné ze skutečné výše příjmu.

Není třeba, aby se vystavené potvrzení obnovovalo například při každém zvýšení minimální mzdy. Pokud zaměstnavatel vystaví toto potvrzení, fakticky deklaruje, že vyměřovací základ zaměstnance je vyšší než minimální vyměřovací základ, případně je alespoň na jeho úrovni. Tímto potvrzením garantuje, že u konkrétního zaměstnance je minimální vyměřovací základ dodržen, tudíž jiný zaměstnavatel již nemusí provádět dopočet do aktuální výše minimální mzdy. Kontrolou ze strany zdravotní pojišťovny si lze ve mzdových materiálech plátců pojistného – zaměstnavatelů poměrně snadno ověřit, zda je u příslušného zaměstnance v daném rozhodném období (kalendářním měsíci) dodržen minimální vyměřovací základ či nikoliv. Přesto při řešení této situace musí být zaměstnavatel velmi obezřetný především u těch zaměstnaných osob, jejichž příjem „balancuje“ na hranici minimální mzdy. Je rovněž vhodné, aby si zaměstnavatel vedl evidenci, pro které jiné zaměstnavatele takové potvrzení vystavil, neboť v případě poklesu příjmu pod hranici 15 200 Kč nebo při skončení tohoto zaměstnání je nutností kontaktování dalšího zaměstnavatele.

V takto vystavovaném potvrzení není nutno uvádět výši příjmu, důležitá je pouze formulace, že je za zaměstnance odváděno pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu.

V tomto případě nestačí čestné prohlášení zaměstnance, od počátku fungování systému se v takovém případě vyžaduje potvrzení zaměstnavatele.

Žádost zaměstnance o provedení dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu – varianta souběžného zaměstnání u více zaměstnavatelů 

VZOR TEXTU
Ve smyslu ustanovení § 3 odst. 10 z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, se tímto obracím na svého zaměstnavatele (Název, sídlo, IČ) se žádostí o provedení dopočtu a doplatku pojistného na zdravotní pojištění do minimálního vyměřovacího základu. Prohlašuji, že jsem současně zaměstnán u zaměstnavatele (zaměstnavatelů) ………..

Varianta A: Za účelem provedení dopočtu pojistného (viz výše) kontaktujte, prosím, odpovědného pracovníka  firmy ……….., Jméno, Příjmení, telefon, e-mail.

Poznámka: V současné době není problémem získat od dalšího zaměstnavatele (zaměstnavatelů) potřebný doklad elektronickou cestou bezprostředně poté, co je znám příjem zaměstnance za příslušný kalendářní měsíc.

Varianta B: Za účelem provedení dopočtu a doplatku pojistného (viz výše) zabezpečím doručení dokladu o výši zúčtovaného hrubého příjmu u zaměstnavatele ……. za příslušný kalendářní měsíc, a to nejpozději do …….. dne následujícího kalendářního měsíce.
(Na závěr uveďte datum, místo, podpis zaměstnance)

Analogicky lze tento vzor použít i tehdy, pokud se jedná o jediné zaměstnání a příjem zaměstnance nedosahuje zákonného minima.

V případě zaměstnání u více zaměstnavatelů a potřeby dopočtu do minima může být tato okolnost začleněna do pracovní smlouvy jako její součást – u toho zaměstnavatele, kterého zaměstnanec pro daný účel pověří.

Pokud úhrn příjmů (vyměřovacích základů) u více zaměstnavatelů překročí v rozhodném období kalendářního měsíce minimální vyměřovací základ, neprovádí dopočet žádný ze zaměstnavatelů a každý odvádí pojistné ze skutečné výše příjmu. V takových případech si zaměstnavatelé musejí navzájem dokladovat výši svých příjmů.

Prohlášení zaměstnance, že je současně OSVČ a v rámci této své samostatné výdělečné činnosti platí alespoň minimální měsíční zálohy na pojistné jako OSVČ

VZOR TEXTU
Čestné prohlášení
Čestně prohlašuji, že samostatná výdělečná činnost je hlavním zdrojem mých příjmů a jako osoba samostatně výdělečně činná pravidelně platím ve zdravotním pojištění alespoň minimální zálohy na pojistné jako OSVČ.
Pokud nebudu jako OSVČ platit ve zdravotním pojištění zálohy na pojistné alespoň v minimální povinné výši, oznámím zaměstnavateli tuto skutečnost nejpozději do osmi dnů od data splatnosti poslední zálohy, která je vyšší než minimální zákonná výše nebo je jí rovna.
(Na závěr uveďte datum, místo, podpis zaměstnance)

Jedná se o jednu ze situací, kdy zaměstnavatel odvádí pojistné ze skutečné výše příjmu, tedy případně i z nižšího než minimální vyměřovací základ. V této souvislosti lze také konstatovat, že samostatná výdělečná činnost zaměstnance začíná zaměstnavatele fakticky zajímat tehdy, jestliže příjem je nižší než minimum 15 200 Kč nebo pod tuto hodnotu poklesne.  

Odlišný je pak způsob placení pojistného na zdravotní pojištění osobami provádějícími samostatnou výdělečnou činnost vedle svého zaměstnání, přičemž tato samostatná výdělečná činnost je pro ně vedlejším zdrojem příjmů. Tyto osoby nemusejí platit měsíční zálohy na pojistné a pojistné na zdravotní pojištění za rok 2021 pak v roce 2022 jednorázově doplatí do 8 dnů po podání Přehledu OSVČ.

Zaměstnanci, kteří jsou zároveň podnikateli, si musejí uvědomit, že zahájení a rovněž i ukončení samostatné výdělečné činnosti jsou povinni oznámit příslušné zdravotní pojišťovně do 8 dnů po zahájení resp. ukončení této činnosti (viz ustanovení § 10 odst. 3 zák. č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů). V opačném případě jim může být ze strany zdravotní pojišťovny uložena dle § 44 cit. zákona pokuta až do výše 10 000 Kč, při opakovaném nesplnění oznamovací povinnosti může pokuta dosáhnout částky až 20 000 Kč. 

Čestné prohlášení osoby „pečující“ o dítě (děti)

VZOR TEXTU
Čestné prohlášení
Čestně prohlašuji, že splňuji podmínky celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku, stanovené v § 3 odst. 8 písm. c) z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Jako součást tohoto prohlášení přikládám rodný list (rodné listy) mého dítěte ……………, narozeného dne ……………  Dále prohlašuji, že tento nárok současně neuplatňuje jiná osoba.
Zaměstnavateli oznámím veškeré změny, které mají vliv na zařazení do této kategorie, a to nejpozději do 8 dnů ode dne této změny.
(Na závěr uveďte datum, místo, podpis zaměstnance)

Pokud zaměstnavatel přijímá do zaměstnání „pečující osobu“, tedy osobu splňující podmínky celodenní osobní a řádné péče, pak použije na Hromadném oznámení zaměstnavatele kód „P“ k datu nástupu do zaměstnání. Na dalším řádku oznámí, resp. může oznámit, ztrátu nároku na platbu pojistného státem (kód „T“) ke dni předcházejícímu dni nástupu do zaměstnání za předpokladu, že osoba byla v této kategorii u zdravotní pojišťovny registrována (například se sama přihlásila), pokud toto neučiní dotyčná osoba sama, což je její povinností, protože tento den ještě není zaměstnancem.

Pokud je osoba celodenně osobně a řádně pečující o dítě (děti) po celý kalendářní měsíc zaměstnána, odvádí zaměstnavatel pojistné ze skutečně dosaženého příjmu bez povinnosti dopočtu do minimálního vyměřovacího základu. Reálně tak lze podmínku celodenní osobní a řádné péče splnit při zkráceném pracovním úvazku nebo při práci doma.

Jestliže tato „pečující osoba“ nemá v průběhu zaměstnání po celý kalendářní měsíc příjmy ze zaměstnání ani ze své výdělečné činnosti (např. nemoc, ošetřování člena rodiny, neplacené volno), sdělí zaměstnavatel tuto skutečnost zdravotní pojišťovně a použitím kódu „L“ ji zařadí mezi osoby, za které platí pojistné stát. Jakmile však bude mít tato osoba opět příjmy započitatelné do vyměřovacího základu pro placení pojistného na zdravotní pojištění, provede zaměstnavatel její vyřazení z kategorie osob, za které platí pojistné stát (kód „T“). Například v případě nemoci od 15. 3. do 23. 7. bude použit kód „L“ s datem 1. 4. a kód „T“ s datem 30. 6.

„Pečující osoba“ –  zaměstnání a neplacené volno

U ženy na rodičovské dovolené trvá pracovněprávní vztah. Ukončením rodičovské dovolené a dovršením tří let věku dítěte měla v úmyslu nastoupit do zaměstnání, nicméně zaměstnavatel pro ni momentálně nemá pracovní uplatnění, rodičovský příspěvek pobírán není. Mezi oběma stranami došlo k dohodě, kdy ženě je poskytnuto neplacené volno s tím, že od určitého data žena do zaměstnání opět nastoupí.

Vzhledem k tomu, že byla ukončena rodičovská dovolená, oznámí zaměstnavatel tuto skutečnost zdravotní pojišťovně kódem „U“. V měsíci, ve kterém ještě rodičovská dovolená trvala (byť po část tohoto měsíce) má žena svůj pojistný vztah touto „státní kategorií“ vyřešen. Pro další postup se nabízí varianta, podle které může být žena osobou celodenně osobně a řádně pečující o jedno dítě do sedmi let věku. Splňuje-li tato žena zákonné podmínky, pak z důvodu poskytnutého neplaceného volna nemusí zaměstnavatel dodržet minimální vyměřovací základ, neboli nebude odvádět žádné pojistné, což vychází z ustanovení § 3 odst. 8 písm. c) z. č. 592/1992 Sb. Za této situace zaměstnavatel tedy neřeší odvod pojistného ve vazbě na minimální vyměřovací základ.

Zaměstnavatel rovněž musí přihlédnout k tomu, zda je za tuto osobu nadále plátcem pojistného stát. Nemá-li zaměstnankyně po dobu, kdy je jí poskytnuto neplacené volno, příjmy ze zaměstnání nebo samostatné výdělečné činnosti, platí za ni nadále pojistné stát. Zaměstnavatel tak musí oznámit kódem „L“ (v podstatě ke dni vystavení níže uvedeného čestného prohlášení) počátek povinnosti státu platit pojistné. Kód „T“, kterým oznámí ukončení této „státní kategorie“, pak použije ke dni předcházejícímu dni, ve kterém zaměstnankyně opět začne pracovat.

Jaký postup uplatní zaměstnanec i zaměstnavatel?

Pro řešení takové situace lze použít tento vzor čestného prohlášení:

VZOR TEXTU
Čestné prohlášení
Čestně prohlašuji, že splňuji podmínky celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku ve smyslu ustanovení § 3 odst. 8 písm. c)  z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, tudíž neplatí pro mě v zaměstnání minimální vyměřovací základ.
Dále prohlašuji, že nemám příjmy ze zaměstnání ani ze samostatné výdělečné činnosti, a na základě této skutečnosti je za mě plátcem pojistného stát ve smyslu ustanovení § 7 odst. 1 písm. k) z. č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
Změnu (zahájení zaměstnání nebo podnikání anebo změnu v podmínkách péče) oznámím zaměstnavateli do osmi dnů.
(Na závěr uveďte datum, místo, příjmení, jméno, adresu trvalého bydliště, podpis)

Podmínka celodenní osobní a řádné péče se považuje za splněnou jen tehdy, pokud se jedná o osobní, řádnou a celodenní péči, tj. dítě není svěřeno do péče jiné osobě, třeba i z rodiny. Podmínky této péče jsou splněny tehdy, pokud:

• dítě předškolního věku není umístěno v jeslích (mateřské škole), popřípadě v obdobném zařízení na dobu, která převyšuje 4 hodiny denně, nebo
• dítě plnící povinnou školní docházku není umístěno v zařízení s týdenním či celoročním pobytem, což je i školní družina.

Do této kategorie může být zařazena pouze jedna osoba, a to otec nebo matka dítěte, nebo osoba, která převzala dítě do trvalé péče nahrazující péči rodičů.

Taková osoba může být registrována v kategorii, za kterou platí pojistné stát, pouze v případě, kdy nemá příjem ze zaměstnání nebo ze své samostatné výdělečné činnosti. Pokud takový příjem vykazuje, stát pojistné neplatí, avšak při splnění zákonných podmínek má tato osoba  zvýhodnění v tom smyslu, že zaměstnavatel nemusí při odvodu pojistného dodržet minimální vyměřovací základ.

Prohlášení o registraci na Úřadě práce 

Legislativa platná ve zdravotním pojištění neumožňovala od počátku fungování systému veřejného zdravotního pojištění zaměstnávat uchazeče o zaměstnání, tedy tyto osoby, za které je ve zdravotním pojištění plátcem pojistného stát. Vpravdě průlomovou změnu však v této souvislosti přinesl ve sféře placení pojistného na zdravotní pojištění (a návazně při plnění některých dalších zákonných povinností) zákon o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb. S účinností od 1. 10. 2004 je u pojištěnce ve zdravotním pojištění přípustný souběh zaměstnání a kategorie, kde hradí pojistné stát – uchazeč o zaměstnání. Podmínkou pro faktické naplnění tohoto ustanovení je skutečnost, že zúčtovaný příjem zaměstnané osoby (za podmínek uvedených v § 25 odst. 3 z. č. 435/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů – tzv. nekolidující zaměstnání) není vyšší než polovina minimální mzdy. Je-li takový zaměstnanec registrován u zdravotní pojišťovny ve „státní kategorii“ po celý kalendářní měsíc, nevztahuje se na něho (resp. na jeho zaměstnavatele) povinnost odvodu pojistného z minimálního vyměřovacího základu, ale vyměřovacím základem je dosažený příjem, tedy bez povinnosti dopočtu do zákonného minima.

Nastala situace, kdy zaměstnanec při nástupu do zaměstnání předložil zaměstnavateli doklad o evidenci na Úřadě práce. Na základě této skutečnosti zaměstnavatel řádně použil pro splnění oznamovací povinnosti současně kódy „P“ a „I“ a odváděl pojistné ze skutečné výše zúčtovaného příjmu, která v žádném z měsíců nepřesáhla povolenou hranici poloviny minimální mzdy. Zaměstnanec však byl mezitím vyřazen z evidence na Úřadě práce. Svému zaměstnavateli tuto skutečnost nesdělil a ten tak nadále odváděl pojistné z dosažené výše příjmu. Tuto skutečnost zjistila zdravotní pojišťovna při kontrole. Protože zaměstnanec neměl nárok na zařazení do některé z jiných skupin osob, pro které minimum neplatí (a tudíž nastupovala pro zaměstnavatele povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu), doměřila zdravotní pojišťovna při kontrole dlužné pojistné včetně penále.

Jako vždy, i v takovém případě platí, že zaměstnavatel musí mít průkazně zdokumentovány veškeré skutečnosti, které mají vliv na stanovení vyměřovacího základu, především pak v situacích, kdy nemusí při odvodu pojistného zákonné minimum dodržet. Kromě předložení dokladu o evidenci na Úřadě práce bych v takovém případě navíc doporučil písemné sdělení formou čestného prohlášení, vystaveného zaměstnancem, dle vzoru:

VZOR TEXTU
Čestné prohlášení
Čestně prohlašuji, že jsem od data …. registrován(a) na Úřadě práce v ………. jako uchazeč o zaměstnání. V případě ukončení evidence na Úřadě práce sdělím tuto skutečnost mému zaměstnavateli ………….…. neprodleně, nejpozději pak do osmi dnů ode dne ukončení této evidence. Jsem si vědom(a) důsledků, vyplývajících z neoznámení této skutečnosti mému zaměstnavateli.
Na závěr uveďte datum, místo, podpis zaměstnance)

Pokud zaměstnavatel takovou skutečnost zjistí, musí za příslušné kalendářní měsíce, ve kterých nebyl dodržen minimální vyměřovací základ resp. jeho poměrná část, dodatečně propočítat a odvést zdravotní pojišťovně pojistné a rovněž podat za tyto měsíce opravné Přehledy. Tento postup by nepoužil, kdyby zaměstnanec spadal do některé ze skupin osob, pro které neplatí minimální vyměřovací základ podle § 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb.

Prohlášení osoby ze státu Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska,  ze Švýcarska nebo ze Spojeného království jako zaměstnance českého zaměstnavatele 

Za situace, kdy má český zaměstnavatel v úmyslu zaměstnat osobu ze státu podléhajícího režimu koordinace (což jsou všechny výše uvedené státy), doporučuji nechat si od této osoby vystavit čestné prohlášení například tohoto znění:

VZOR TEXTU
Čestné prohlášení
Prohlašuji, že moje zaměstnání u zaměstnavatele …….. je mým jediným zaměstnáním ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004  a prováděcího nařízení č. 987/2009. Pokud dojde ke změně v příslušnosti k právním předpisům podle těchto nařízení, oznámím zaměstnavateli novou skutečnost do osmi dnů ode dne této změny.
(Na závěr uveďte datum, místo, podpis zaměstnance)

Zakládá-li pracovněprávní vztah osoby bez trvalého pobytu na území ČR účast na zdravotním pojištění, považuje se tato osoba za zaměstnance. Za této situace se zaměstnanec stává pojištěncem veřejného zdravotního pojištění v ČR a na jeho zaměstnavatele se vztahují stanovené zákonné povinnosti, zejména pak oznamování veškerých změn a povinnost odvádět za tohoto zaměstnance pojistné podle zákona. Pokud si zaměstnanec sám nezvolil zdravotní pojišťovnu, což je jeho právem, plní zaměstnavatel oznamovací povinnost u místně příslušných úřadoven VZP ČR. Každý zahraniční zaměstnanec obdrží od zvolené zdravotní pojišťovny bezplatně průkaz pojištěnce, a to prostřednictvím zaměstnavatele, který odpovídá za správnost údajů na tomto průkazu. Na základě tohoto průkazu má nárok na příslušný rozsah zdravotní péče.

Nutnost dokladu a potřeba oznámení změny

V kontextu výše uvedeného platí, že pokud zaměstnavatel odvádí pojistné z příjmu nižšího než je povinné minimum, musí mít vždy k dispozici doklad, který jej bude k takovému postupu opravňovat a tento doklad předloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny. Takovým dokladem může být například rozhodnutí ČSSZ o přiznání důchodu, potvrzení o studiu, doklad o odvodu pojistného jiným zaměstnavatelem, čestné prohlášení zaměstnankyně (zaměstnance), že splňuje podmínky celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku apod.

Pokud zaměstnanec vystaví zaměstnavateli čestné prohlášení, pak má tento počin určitá zvýhodnění pro zaměstnance i zaměstnavatele, například v tom smyslu, že při odvodu pojistného nemusí být dodržen minimální vyměřovací základ. Jestliže však dojde ke změně skutečností oznámených v čestném prohlášení, pak má tato změna v podstatě vždy dopad do placení pojistného zaměstnavatelem. Proto závěrem zmiňuji zaměstnavateli potřebu zdůraznit zaměstnanci, který čestné prohlášení vystavil, aby mu do osmi dnů oznámil změnu, pokud tato nastane.