Na základě dlouholetého výkonu kontrolní činnosti u zaměstnavatelů a permanentního řešení situací z praxe uvádíme přehled nejčastěji se vyskytujících nedostatků zaměstnavatelů v souvislosti s placením pojistného a plněním jejich zákonných povinností ve zdravotním pojištění. Správným postupem při placení pojistného zaměstnavatel předejde vzniku dluhu na pojistném včetně penále, řádným plněním povinností se pak vyhne možnosti uložení pokuty ze strany zdravotní pojišťovny. Ke kterým chybám u zaměstnavatele nejčastěji dochází?     

Při placení pojistného

1. Nezahrnování některých plnění do vyměřovacího základu, ze kterých se pojistné na zdravotní pojištění platí. Povinnosti placení pojistného na zdravotní pojištění podléhají příjmy zaměstnance za podmínek stanovených v § 3 odst. 1 z. č. 592/1992 Sb., mimo výjimek uvedených v následujícím odstavci č. 2 této úpravy. Do vyměřovacího základu zaměstnance se rovněž nezahrnují příjmy dani nepodléhající nebo od daně osvobozené podle § 3 odst. 4, § 4, § 4a a zejména pak podle § 6 odst. 7 a § 6 odst. 9 z. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP). Z hlediska stanovení vyměřovacího základu zaměstnance platí základní pravidlo, kdy odvodu pojistného podléhá příjem, který je (mimo zákonných výjimek) předmětem daně z příjmu podle § 6 ZDP.  
2. Nedodržení minimálního vyměřovacího základu (s výjimkou těch zaměstnanců, na které se tato povinnost nevztahuje – viz ustanovení § 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb., kdy minimum neplatí například pro osoby, za které je plátcem pojistného stát).
3. Nedodržení poměrné části minimálního vyměřovacího základu v situacích uvedených v § 3 odst. 9 z. č. 592/1992. Minimální vyměřovací základ zaměstnance se snižuje podle počtu kalendářních dnů trvání příslušné skutečnosti na poměrnou část například v případě nemoci, trvání zaměstnání pouze po část kalendářního měsíce anebo za období, kdy je zaměstnanec v rámci kalendářního měsíce evidován ve „státní kategorii“. Při příjmu nižším než poměrná část minima provádí zaměstnavatel v případě potřeby dopočet a doplatek pojistného do poměrné části minimálního vyměřovacího základu podle počtu kalendářních dnů trvání dané skutečnosti v příslušném kalendářním měsíci, nikoli do aktuálního minima 16 200 Kč. Dopočet a doplatek tak zaměstnavatel provede například v situaci, kdy zaměstnání trvalo v měsíci červenci 2022 celkem 17 kalendářních dnů [poměrná část minima činí 8 883,87 Kč, vypočtená jako: (17:31) x 16 200] a příjem zúčtovaný za červenec této hodnoty nedosáhl.
4. Nedodržení zákonného minima v případě, kdy je zaměstnanci poskytnuto neplacené volno nebo má vykázánu neomluvenou absenci. S účinností od 1. ledna 2015 platí, že v podstatě bez ohledu na tyto důvody nepřítomnosti zaměstnance v zaměstnání musí být zaměstnavatelem dodržen při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, případně jeho poměrná část.
5. Nesprávné posouzení odstupného – pojistné se neodvádí z odstupného tehdy, pokud na toto vznikl nárok podle zvláštního právního předpisu, kterým je v tomto případě zákoník práce. To znamená, že pojistné se neodvede třeba v případě odstupného poskytnutého v souvislosti s rozvázáním pracovního poměru z důvodu nadbytečnosti zaměstnance [§ 52 písm. c) zákoníku práce], a to bez ohledu na počet násobků průměrného výdělku. Odvodu pojistného naopak podléhá plnění, které je jako „odstupné“ zúčtováno ve vazbě na rozvázání pracovního poměru podle § 52 písm. e) zákoníku práce.
6. Neplacení pojistného z příjmů zúčtovaných po skončení zaměstnání. Z „klasických“ odměn, zúčtovaných po skončení zaměstnání (které založilo účast na zdravotním pojištění), se pojistné odvádí. Zde registrujeme dle § 3 odst. 2 písm. d) z. č. 592/1992 Sb. výjimku, kdy se pojistné neplatí tehdy, pokud bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání.
7. Odvádění pojistného jiné zdravotní pojišťovně než té, u které je zaměstnanec pojištěn. V případě pochybnosti doporučuji zaměstnavateli si ověřit, zda je zaměstnanec skutečně pojištěncem té pojišťovny, které za něho odvádí pojistné. Obzvláště obezřetný by měl být zaměstnavatel v situaci, kdy například zúčtovává do ledna nebo do července (anebo i do dalších měsíců) odměnu již bývalému zaměstnanci, který mezitím mohl změnit zdravotní pojišťovnu. Vhodným řešením je požádat zdravotní pojišťovnu (pojišťovny) o zaslání seznamu evidovaných zaměstnanců, nejlépe bezprostředně po 1. 1. nebo 1. 7., což jsou standardní termíny pro změnu zdravotní pojišťovny. Placení pojistného nesprávné zdravotní pojišťovně má vždy za následek vznik dlužného pojistného včetně nároku zdravotní pojišťovny na penále vzniklé z tohoto důvodu.

Vždy je chybou placení pojistného:

• opožděně, tj. po dni splatnosti, což je u zaměstnavatele za příslušný kalendářní měsíc 20. den následujícího kalendářního měsíce. Připadne-li poslední den této lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, lze pojistné uhradit ještě nejbližší následující pracovní den. Dnem úhrady je připsání platby na účet zdravotní pojišťovny nebo úhrada v hotovosti na pokladně zdravotní pojišťovny;
• v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem;
• pod špatným variabilním symbolem (zaměstnavatel správně poukazuje platby pod variabilním symbolem IČ, případně pod číslem přiděleným zdravotní pojišťovnou);
• na špatný účet.

Má-li plátce pojistného vůči zdravotní pojišťovně více splatných závazků, je pořadí jejich splácení následující:

1. pokuty,
2. přirážka k pojistnému,
3. nejstarší nedoplatky pojistného,
4. běžné platby pojistného,
5. penále.

Pokud zaměstnavatel opakovaně a dlouhodobě neplatí pojistné, může se dostat do situace, kdy orgány činné v trestním řízení začnou přezkoumávat, zda toto jednání plátce naplňuje skutkovou podstatu trestného činu neodvedení daně, pojistného na sociální zabezpečení, na zdravotní pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti dle ustanovení § 241 trestního zákoníku, v platném znění.

 Při plnění zákonných povinností

1. Nezasílání formuláře „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled)  v zákonem stanoveném termínu do 20. dne následujícího kalendářního měsíce, popř. uvádění nepřesných údajů v něm. Zaměstnavatel, který neodevzdá Přehled, se vystavuje nebezpečí, že u něj zdravotní pojišťovna stanoví ve správním řízení pravděpodobné pojistné, jehož neuhrazení podléhá penalizaci až do dne úhrady pojistného nebo do dne podání příslušného Přehledu. Pokud se dodatečně zjistí, že skutečné pojistné nedosahovalo výše pravděpodobného pojistného, přeplacené penále zdravotní pojišťovna nevrací. Naopak, zjistí-li se, že měl zaměstnavatel platit vyšší pojistné, než byla vypočtena výše pravděpodobného pojistného, je jeho povinností dluh na pojistném i penále doplatit. Do počtu zaměstnanců v Přehledu se započítávají všichni zaměstnanci, pojištění v daném měsíci u zdravotní pojišťovny. To tedy znamená, že v Přehledu budou uvedeni (započteni) například zaměstnanci, kteří pracovali pouze po část kalendářního měsíce, zaměstnanci, kteří byli po celý měsíc v pracovní neschopnosti (pojistné se u pracovní smlouvy neodvádělo), ženy na rodičovské dovolené bez příjmu apod. Zjistí-li zaměstnavatel dodatečně jakoukoliv změnu ve vyměřovacím základu (a tedy i v částce pojistného) nebo v počtu zaměstnanců, podává zdravotní pojišťovně opravný Přehled. Podání opravného Přehledu je zapotřebí z toho důvodu, že zdravotní pojišťovny musejí disponovat validními údaji, neboť pro každou z nich je důležité vědět úhrn pojistného, na které mají ze zákona nárok, aby mohly být prostřednictvím výdajové stránky systému řádně placeny hrazené služby vykázané resp. relevantně nárokované smluvními poskytovateli.
2. Nepřihlašování popř. neodhlašování zaměstnanců v návaznosti na zahájení nebo ukončení zaměstnání. S účinností od 1. 1. 2008 již zaměstnavatel obecně nepřihlašuje své zaměstnance ve vazbě na jejich (ne)účast na nemocenském pojištění, ale zdravotní pojištění má v této oblasti samostatnou úpravu, zakotvenou v ustanovení § 8 odst. 2 z. č. 48/1997 Sb. V této souvislosti lze konstatovat, že zaměstnavatel principiálně přihlašuje zaměstnance:
   • dnem, který je sjednán v pracovní smlouvě jako den nástupu zaměstnance do práce
   • ke dni, ve kterém zaměstnanec poprvé po uzavření některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr začal vykonávat sjednanou práci
   • a odhlašuje dnem skončení zaměstnání. Proto je součástí kontroly ze zdravotní pojišťovny i porovnání počtu zaměstnanců přihlášených u zdravotní pojišťovny zaměstnavatelem se skutečností vykazovanou ve mzdových podkladech zaměstnavatele. Ne vždy je dostatečně vedena evidence o ohlašovaných skutečnostech v rámci plnění oznamovací povinnosti. Pro účely kontroly je proto zapotřebí uchovávat kopie uskutečněných oznámení.
3. Neoznámení, popř. opožděné oznámení skutečnosti rozhodné pro vznik nebo zánik povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné. V souvislosti s plněním zákonných povinností si musí zaměstnavatelé například uvědomit, že změny rozhodné pro platbu pojistného státem oznamuje zdravotní pojišťovně za zaměstnance zaměstnavatel za předpokladu, že jsou mu tyto skutečnosti známy, resp. zaměstnanec je zaměstnavateli sdělil. Proto je vhodné občas zaměstnancům připomenout jejich povinnost oznamovat ve lhůtě do osmi dnů vznik nebo zánik nároku na zařazení do “státní kategorie“ a také povinnost oznamovat zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání. V důsledku nesplnění oznamovací povinnosti přichází v tomto případě zdravotní pojišťovna o pravidelné platby pojistného od státu za tyto „státní pojištěnce“. Jestliže zaměstnanec zjistí, že zaměstnavatel jím nahlášenou změnu zdravotní pojišťovně neoznámil nebo svému zaměstnavateli příslušnou skutečnost nesdělil, je povinen oznámit ji zdravotní pojišťovně osobně.     

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.

Promlčení pohledávek 

Do 30. 11. 2011 platilo, že právo zdravotních pojišťoven předepsat dlužné pojistné (i penále) se promlčovalo za pět let ode dne splatnosti. Změnou ustanovení § 16 odst. 1 a odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb. byla tato lhůta od 1. 12. 2011 prodloužena na 10 let, čímž dostaly zdravotní pojišťovny podstatně delší období pro vyměření a následné vymáhání svých pohledávek. Desetiletá doba také platí pro vrácení přeplatku zjištěného zdravotní pojišťovnou u zaměstnavatele nebo u samopláteckých skupin, kterými jsou osoby samostatně výdělečně činné a osoby bez zdanitelných příjmů.