Věřili byste, že je možné udělat si představu o úrovni účetnictví ve firmě podle účtového rozvrhu? Ano, je tomu opravdu tak. Mnoho nám prozradí například logika názvů a čísel účtů, grafická úprava textu, pravopis. Pojďme se nyní na některá z těchto kritérií podívat podrobněji.
Jednotná úprava
Účty v účetním rozvrhu by měly mít stejnou vizuální úpravu a vnitřní logiku.
Často se však stává, že tomu tak není. Můžeme se setkat například s tím, že názvy účtů nedodržují stejná grafická a stylistická pravidla. V praxi to potom vypadá tak, že některé názvy jsou napsány pouze velkými písmeny, jiné naopak pouze malými písmeny, další se skládají ze zkratek a nejhorší vizitkou účetní je, když se v nich dokonce objeví i pravopisné chyby. Celý systém se tím stává nepřehledný, působí neuspořádaně a nepořádně.
Dalším nedostatkem je, když jsou názvy účtů jen obecné a nicneříkající nebo dokonce, když jsou u několika různých účtů názvy úplně stejné. To může vést k častých chybám a omylům.
Obvykle tato situace nastává, když je účtový rozvrh volně dostupný a upravuje ho „bez ladu a skladu“ více osob bez jakýchkoliv jednotných pravidel.
Řešením může být interní dokument, který přesně popisuje, jaká pravidla je nezbytné pro udržení jednotného stylu dodržovat. Dále můžeme této situaci zabránit tím, že údržbou účtů v účetním rozvrhu pověříme jen jednu zodpovědnou osobu, která bude mít za úkol úpravu i logiku názvů hlídat.
Logika názvů účtů
Pro zadání delšího názvu účtu nebývá v účetních softwarech obvykle mnoho místa, ale i s tím je možné pracovat. Název by měl být jednoznačný, výstižný a jedinečný, aby bylo zřejmé, co přesně na účet patří. To nám dává jistotu při účtování, abychom se nemuseli rozhodovat mezi několika podobnými účty. Jinak by se nám mohlo stát, že se některé účty začnou prolínat a při zpětné kontrole jejich obsahu zjistíme, že operace stejného druhu jsou „rozsypány“ na několika různých účtech s podobnými názvy.
Logika čísel účtů
Dokonalé je, když mají logiku i čísla účtů. Jak už jsme si řekli, čím delší je číslo účtu (zase to nemusíme moc přehánět), tím více možností máme pro tvorbu analytických účtů.
Jak účty číslovat?
Na úplném začátku, před zadáním účtového rozvrhu do systému, je potřeba pořádně si promyslet a naplánovat, jak dlouhé bude číselné označení analytických účtů.
Je potřeba tolik prostoru, aby účty mohly přehledně zobrazit veškerý majetek a činnost společnosti. V úvahu bereme velikost a strukturu firmy, přání managementu na budoucí informace z účetnictví, přesah činnosti do zahraničí a podobně. Počítáme s tím, že se firma bude rozrůstat, přijdou nové věci a budeme muset reagovat na technický pokrok…
Čísla účtů:
4 místná – 10 analytik (u účtů 501 a 518 je to hodně skromné)
5-ti místná – 99 analytik
6-ti místná – 999 analytik
Při tvorbě účtového rozvrhu se snažíme, aby účty podobného zaměření byly u sebe a případně ponecháme ještě mezery v číselné řadě, aby bylo možné doplnit další účty podobného zaměření (např. bankovní účty, různé druhy nákladů atd.).
Příklad – 221
Komerční banka 2211xx
Účet CZK 221110
Účet EUR 221120
ČSOB 2212xx
Účet CZK 221210
Účet USD 221230
Příklad – 518
518010-Nájemné budovy
518011-Nájemné auta
518012-Nájemné kopírky
518013-Nájemné ostatní
Čím lépe účtový rozvrh vytvoříme, tím snadněji se nám bude pracovat.
Další užitečné informace…
… nejen od tohoto autora se můžete dozvědět ve vzdělávacích a rekvalifikačních kurzech:
- Účetnictví, daně a mzdy pro praxi
- Účetnictví, daně, daňová evidence a mzdy s praxí na PC
- Mzdové účetnictví pro praxi
- Mzdové účetnictví s praxí ve mzdovém programu