Účetnictví je deník a tomu, kdo v něm umí číst, zobrazuje řečí čísel příběh každé firmy. Čtenář by se při jeho čtení měl dozvědět vše potřebné, aniž by musel odbíhat dohledávat konkrétní doklady.

Proto účetní programy obsahují kromě čísel prostor také pro text. Při účtování jednotlivých operací tak máme možnost zadávat k nim také jejich krátký popis. Většinou však pro něj máme k dispozici jen jeden řádek, proto si musíme dobře rozmyslet, co do něj napíšeme.

Ze své dlouholeté účetní praxe bohužel vím, že se této věci často věnuje malá pozornost. Možná je to tím, že promyslet smysluplný text, který by nebyl delší než jeden řádek, stojí čas a námahu. Často je to vnímáno jako práce navíc, která zdržuje a překáží. A tak se v praxi běžně stává, že text je málo konkrétní, nesmyslný nebo dokonce úplně chybí.

Podívejte se na tyto příklady z praxe:

• Účet:                                            Text uvedený při účtování:

• 512-Cestovné                            Cestovné. Služební cesta. SC.

• 518-Nájemné                             Nájemné. Nájem. náj.

• 568-Bankovní poplatky            Poplatky.  popl.  bank.popl.

Co tomu říkáte? Také se divíte, proč text, který má vysvětlit účetní operaci, obsahuje stejná slova jako název účtu?

Mnohem lepší by bylo uvést konkrétní údaje. Text by například mohl obsahovat tyto informace:

• cíl a termín pracovní cesty;
• za jaké období a za co je nájemné;
• jaké bance a za jaké období platíme bankovní poplatky.

Když si dáme trochu práce s konkretizací textů, dozvíme se z účetnictví obrovské množství informací bez nutnosti dalšího hledání dokladů. Přestavte si, jakou pochvalu pak dostaneme od auditu! A také kolik ušetříme času do budoucna!

A ještě mi dovolte jednu poznámku prosím. Zkuste při psaní textů dodržovat vždy stejnou úpravu a logiku. Začínáte psát text velkým nebo malým písmenem? Nebo píšete celý text kapitálkami? Tak prosím – vždy stejně, po celé období, ať je účetnictví hezké i na pohled 🙂 Pokud je vás v účtárně více, můžete se domluvit na základních pravidlech při úpravě textů. Řešením může být také interní dokument, který přesně popisuje, jaká pravidla pro udržení jednotného stylu dodržovat. Věřte, že pečlivá úprava a vysvětlující záznamy posouvají účetnictví na vyšší úroveň a ve výsledku zjednoduší práci Vám i Vašim kolegům.