Vyvarujte se častých chyb při psaní emailů či obchodních písemností

Váháte při vytváření obchodnících písemností, jak text vhodně zformulovat a jak se vyhnout nejčastějším stylistickým chybám? Případně si lámete hlavu, jak správně vytvořit 5. pád neboli oslovení od příjmení vašeho zákazníka nebo obchodního partnera? Marně vzpomínáte na hodiny středoškolské výuky českého jazyka a marně hledáte v knihovničce prastará Pravidla českého jazyka? Pojďme si společně zopakovat několik hlavních zásad při stylizaci pracovních písemností a připomenout nejčastější slohové neobratnosti.

Při stylizaci obchodních písemností je třeba mít na paměti několik zásad:

  1. Píšeme za danou společnost, proto používáme sloveso i zájmeno v 1. osobě množného čísla (my).
  2. Ve vztahu k adresátovi píšeme slovesa a zájmena ve 2. osobě množného čísla a používáme velkého začátečního písmena pro vyjádření úcty (Vy).
  3. Jazyková stránka musí být co nejlepší – volíme slova přesného a jednoznačného významu, tvoříme kratší a srozumitelné věty, dbáme na gramatickou a interpunkční správnost.
  4. Cizí slova užíváme jen tehdy, pokud si jsme zcela jisti jejich významem a pravopisem.
  5. Pestrosti slohu napomáhají synonyma (slova souznačná).

Mezi nejčastější slohové neobratnosti patří:

  1. Použití slova z jiného funkčního stylu (např. mizerný výrobek).
  2. Volba nepřesného, nevýstižného výrazu (např. místo pravidelně užito zpravidla, tzn. často, ale ne pravidelně)
  3. Opakování předložek u větných členů, mezi nimiž není vztah souřadný (např. stěžovat si na vady na materiálu na dodaných výrobcích).
  4. Opakování slov se stejným slovním základem (např. zasílat zásilku, dodávat dodávku).
  5. Nelogické vazby (např. děkovat laskavě).
  6. Řetězy podstatných jmen ve 2. pádě (např. upozornili jsme na nutnost pozdějšího určení platnosti závaznosti užití nového nařízení.)
  7. Nadužívání trpného rodu nebo nesprávné použití podmiňovacího způsobu.

Pomůcky pro stylizaci obchodních písemností:

Jako chytrý pomocník při stylizaci nejen obchodních písemností vám pomůže například nový internetový portál věnovaný českému jazyku Nechybujte.cz. Na portálu najdete velká Pravidla českého pravopisu, internetový Slovník současné češtiny, který obsahuje více než 70 tisíc hesel (včetně skloňování vlastních jmen a příjmení) a velký Slovník českých synonym a antonym.

Pravidla českého pravopisu
Pravidla představují soubor doporučení, jejich užívání není závazné, ale všeobecně je považováno za projev kultivovanosti, jazykové vytříbenosti a dobrého stylu. Jednotný způsob zápisu spisovného jazyka je též podmínkou pro možnost porozumění textu.

Výkladový slovník
Výkladový slovník přináší skutečně aktuální slovní zásobu, vedle nejběžnějších slov rovněž množství cizích výrazů a frekventovaných termínů z nejrůznějších oborů či související s moderním životním stylem. Podává všestrannou informaci nejen o významech slov, ale i o jejich pravopisu, výslovnosti, tvarosloví (tvary skloňování a časování ad.) a stylové charakteristice. Jednotlivé významy jsou doloženy řadou příkladů užití nebo typických slovník spojení. Naleznete zde rovněž tvarosloví od nejčastějších českých jmen a příjmení.

Slovník českých synonym a antonym
Slovník českých synonym a antonym pomáhá uživatelům vyvarovat se nadužívání módních cizích slov (implementovat, virtuální), dokáže zpestřit a obohatit individuální slovní zásobu o mnoho zajímavých, ale i neotřelých synonym či antonym. Kromě heslového slova uvádí slovník všechny odvozené tvary – u adjektiv příslovce a abstraktní podstatná jména, u sloves slovesná podstatná a přídavná jména, nedokonavé tvary utvořené od dokonavých apod. – ale také řadu málo užívaných termínů a slov zastaralých až archaických.