Přinášíme Vám přehled pracovních dokumentů, které Vám mohou usnadnit orientaci při nástupu do nového zaměstnání na pozici účetní.

• Na začátku byste měli dostat organizační schéma. Je v něm grafickou formou názorně zobrazena hierarchická struktura celé firmy a uvedeny funkce a jména pracovníků. Tento přehled doplňuje telefonní seznam s uvedením jmen pracovníků, funkce a zařazení, pevné linky, mobilu a mailové adresy. Dnes obvykle elektronicky s možností rychlého vyhledávání. Díky těmto podkladům si uděláte představu o struktuře firmy, jejím personálním obsazení a snadněji pak můžete nalézt potřebné kolegy ke komunikaci.
• Dalším důležitým pramenem jsou interní směrnice – vnitřní předpisy firmy. Pokud nejsou jen formálním dokumentem, a jsou zpracovány adresně a konkrétně dle podmínek firmy, bývají zajímavým čtením. Pak se jejich prostudováním můžete hodně dozvědět a získat potřebné prvotní informace. Pro účetní jsou nejdůležitější směrnice, které souvisejí s účetnictvím a upravují např.oběh dokladů, systém zpracování účetnictví, pracovní cesty, vedení pokladny, používání firemních motorových vozidel, podpisová oprávnění, inventarizaci atd.

Podklady specifické pro účtárnu

• Začneme číselníkem dokladů, což je přehled všech dokladů používaných v účetnictví firmy. Uvádí znak a číslo interní dokladové řady pro daný rok a slouží k systemizaci a ukládání dokladů. Umožňuje jejich snadné vyhledání a rychlou orientaci v účetních záznamech.
• Další důležitou pomůckou je účtový rozvrh. Obsahuje konkrétní seznam používaných analytických účtů s uvedením čísla účtu a jeho názvu. V ideálním případě existuje k účtovému rozvrhu i popis obsahu účtů a zásad účtování. Už podle struktury a obsahu účtového rozvrhu lze rozpoznat, na jaké úrovni je účetnictví firmy. Pokud jsou účty logicky číslovány, jednoznačně pojmenovány a tříděny, svědčí to o pořádku a jednotné koncepci. Pokud je patrný chaos v číslování a v názvech účtů, nebude pravděpodobně pořádek ani v účetních záznamech.
• Pro snadnější orientaci a práci v účetním programu má sloužit tzv. projekčně-programová dokumentace. Lehce se řekne, v praxi se někdy hůře splní. Často se stává, že je dokumentace nedostatečná a tvoří ji pouze základní informace. Nebo je svojí technickou složitostí pro účetní pracovníky nesrozumitelná. V nejhorším případě dokumentace vůbec neexistuje a informace jsou předávány pouze v ústním podání. V tomto případě nezbývá nic jiného, než si dělat poznámky.
• Pracovníci v účtárně mívají obvykle svoje pracovní návody a podklady, které si průběžně vytvářejí. Často jsou ochotni nově příchozí kolegyni nebo kolegovi tyto podklady poskytnout. Nemusí to však být vždy pravidlem. Některé účtárny postupně vytvářejí popisy a návody, které jsou k dispozici všem účetním např. ve všeobecně přístupném (sdíleném) adresáři v počítači.
• Pokud nově přejímáte účetní agendu, požadujte vždy inventury účtů. Jsou to přehledy jednotlivých položek, které tvoří zůstatky saldokontních účtů. Pokud je v účetnictví pořádek, jsou všechny k sobě patřící položky průběžně sesouhlasovány (párovány) a na účtu zůstávají jako otevřené jen položky dosud nevypořádané. Jejich znalost vám umožní plynulé pokračování v účetní práci.

Pokud neobdržíte při svém nástupu do účtárny uvedené podklady, konkrétně o ně požádejte. Bude to svědčit o vaší kompetentnosti a znalostech, zároveň si tím usnadníte začátek a zajistíte další zdárný průběh vaší práce.