Už téměř 2 roky je v platnosti GDPR (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů). Prováděcí zákon byl v nedávné době schválen a nyní čeká na vydání ve Sbírce zákonů (jedná se o sněmovní tisk č. 138).

GDPR

GDPR se velkou měrou dotklo personální praxe, kdy pro jakékoliv nakládání s osobními údaji uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců stanovilo podrobnější pravidla, než tomu bylo u předchozí právní úpravy. Pro každé zpracování osobních údaje je potřeba disponovat účelem (tj. důvodem, proč je zpracování prováděno) a právním titulem.
Typickými právními tituly dle čl. 6 GDPR, které budou aplikovatelné v personální praxi, jsou
– udělený souhlas
– plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů
– plnění právní povinnosti správce
Existují i další tituly, např. oprávněné zájmy správce.

Praxe ukázala, že v podnicích dochází k nadměrnému užívání souhlasů se zpracováním, ačkoliv by bylo v daném případě možno opřít se o jiný právní titul. V pracovněprávním vztahu je navíc zaměstnanec slabší smluvní stranou, bylo by tedy možno v některých případech zpochybňovat, zda byl souhlas se zpracováním skutečně udělen svobodně, jak GDPR požaduje.

Možnost získávání informací od uchazečů o zaměstnání, respektive zaměstnanců, je upravena také v zákoníku práce.

Nesmíme zapomenout na ustanovení § 30 odst. 2 zákoníku práce, které se týká uchazečů o zaměstnání. Podle něj „Zaměstnavatel smí vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru od fyzické osoby, která se u něj uchází o práci, nebo od jiných osob jen údaje, které bezprostředně souvisí s uzavřením pracovní smlouvy.“

Pro zaměstnance, s nimiž již byla uzavřena pracovní smlouva, se potom uplatní § 316 odst. 4 zákoníku práce, který říká „Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem.“
Současně jsou zde pouze demonstrativně vyjmenovány informace, které by zaměstnavatel požadovat neměl s tím, že v některých případech je možné zvážit výjimku, pokud je dán věcný důvod spočívající v povaze práce a jde o požadavek, který je přiměřený, anebo zákoník práce či jiný právní předpis stanoví výslovný požadavek uvedené informace požadovat.

Pokud by tedy zaměstnavatel požadoval po zaměstnanci více informací, než je nezbytně nutné, i přesto, že by od uchazeče o zaměstnání nebo zaměstnance získal souhlas jako právní titul požadovaný GDPR, mohl by se přesto dostat do rozporu se zákoníkem práce. Uvedené by bylo možno posuzovat také jako rozpor se zásadou minimalizace údajů, která je stanovena GDPR a znamená, že má být shromažďován pouze nezbytný rozsah informací.

V procesu výběru a náboru zaměstnanců se nejčastěji lze setkat s požadavky na následující dokumenty nebo údaje:
– Výpis z rejstříku trestů
– Kopie občanského průkazu
– Informace o srážkách ze mzdy z důvodu insolvence nebo exekuce

Výpis z rejstříku trestů

Předkládání výpisu z rejstříku trestů je velmi častým požadavkem ze strany zaměstnavatelů. Má takové jednání oporu v zákoně?

V případě, že zvláštní zákon stanoví pro výkon určitého povolání požadavek trestněprávní bezúhonnosti (jak je tomu především u pedagogických pracovníků), zaměstnavatel výpis z trestního rejstříku požadovat musí, neboť mu to ukládá zákon.

Není-li požadavek trestněprávní bezúhonnosti stanoven zákonem, je nutno naplnit dvě podmínky stanovené v § 316 odst. 4, který upravuje rozsah informací, které je možné požadovat od zaměstnance, v tomto případě se však aplikuje také na uchazeče o zaměstnání.
Jde o následující podmínky:
– musí být dán věcný důvod spočívající v povaze vykonávané práce
– a zároveň musí jít o požadavek přiměřený

V každém případě je tedy nutno posoudit, zda jsou naplněny obě podmínky. Například u zaměstnanců zacházejících s vyššími obnosy peněz budou zřejmě obě podmínky naplněny. Naproti tomu u řadových zaměstnanců nebo v dělnických profesích by již mohl mít zaměstnavatel problém a dostat se do rozporu se zákonem a tím se vystavit riziku sankcí ze strany inspektorátu práce. Požadavek na prokazování trestněprávní bezúhonnosti nebude přiměřený, pokud bude možné dosáhnout zamýšleného účelu jiným způsobem.

Dále je nutné nezapomenout na to, že shromažďování takovýchto údajů je zpracováním osobních údajů dle GDPR a musí být naplněny všechny povinnosti, které GDPR ukládá, tedy zejména splnění informační povinnosti a vedení záznamů o zpracování.

Kopie občanského průkazu

Z pohledu zásady minimalizace podle GDPR by zaměstnavatel neměl po zaměstnanci (tím spíše potom po uchazeči o zaměstnání) požadovat předání občanského průkazu za účelem vytvoření jeho kopie.

Je možné při podpisu pracovní smlouvy vyžádat předložení občanského průkazu za účelem ověření totožnosti budoucího zaměstnance, o čemž příslušný pracovník provede záznam, není však sebemenší důvod pro tyto účely občanský průkaz kopírovat a v osobním spise zaměstnance uchovávat jeho kopii.

I kdyby si zaměstnavatel našel právní titul podle GDPR, nesmí zapomenout na skutečnost, že nakládání s občanskými průkazy je upraveno také speciálním zákonem, jímž je zákon č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech. Podle tohoto zákona je zakázáno pořizovat kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl vydán, ledaže zvláštní zákon stanoví jinak. Pro zaměstnavatele výjimku z tohoto zákazu zvláštní zákon nestanoví, pořízení kopie by muselo být podloženo výslovným souhlasem v souladu se zákonem o občanských průkazech.
Kopírování občanských průkazů se tedy zaměstnavateli nedoporučuje.

Informace o srážkách ze mzdy z důvodu exekuce nebo insolvence

Vzhledem k tomu, kolik práce přidělávají mzdové účtárně zaměstnavatele srážky ze mzdy zaměstnance, by budoucí zaměstnavatel mnohdy rád zjistil, zda nejsou uchazeči prováděny exekuční srážky ze mzdy anebo srážky ze mzdy z důvodu úpadku. Tuto informaci však po uchazeči o zaměstnání požadovat nelze, neboť bezprostředně nesouvisí s uzavřením pracovní smlouvy.

Po uzavření pracovní smlouvy se situace změní – zaměstnanec je přímo povinen informovat nového plátce mzdy o prováděných srážkách, dle § 313 odst. 1, písm. e) zákoníku práce je tato informace součástí potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list). Předchozí zaměstnavatel v něm uvede, zda jsou ze zaměstnancovy mzdy prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky.