Manažerská práce stojí a padá s úspěšně dokončenou prací podřízených. Důležitým a často podceňovaným uměním je proto potřebnou práci podřízeným správně zadat. Zadávání úkolů patří mezi každodenní aktivity manažera a významně definuje kvalitu odevzdané práce. Pojďme se podívat na základní zásady, které efektivní spolupráci šéfa a jeho podřízených napomáhají.

Pečlivě zvažujte detail úkolu

Co je pro jednoho kolegu triviální úkol na půl hodiny, může nezkušenému juniorovi zabrat třeba celý den. Zvažte proto, do jakého detailu budete podřízeným vysvětlovat, co přesně a jakým způsobem mají udělat. Například tvorbu reportu lze zadat pouze ve formě klíčových ukazatelů, které z něho potřebujete vyčíst. U juniorního zaměstnance však podobné zadání mnohdy obnáší poslat mu podobný report a na papíře mu vyznačit, co všechno má změnit a kde přesně má pro jeho tvorbu brát data.

Nezapomínejte na cíle úkolu

Častou chybou začínajících manažerů bývá, že svým podřízeným zadávají, co všechno mají udělat. Oni pak často do puntíku splní zadání, nicméně výsledek bude z nějakého důvodu nepoužitelný. Důvodem může být jednoduše to, že podřízený nepochopil, k čemu bude jeho práce dále sloužit. Odpověď na otázku „proč“ bývá důležitá také pro pochopení smyslu a samotnou motivaci. Vynecháním cíle navíc omezujeme kreativnější kolegy, kteří by možná přišli ještě na lepší řešení úkolu, než přinášíme my.

Kombinujte ústní zadání s písemným

Manažer často úkoly svým podřízeným zadává ústně a ve spěchu, aby stihl další schůzi. Tato forma bývá většinou úspěšná. Nicméně u složitějších úkolů nemusí ústní zadání stačit. V těchto situacích představte úkol ústně a podrobnosti zašlete pomocí emailu. Tento postup se také může vyplatit u úkolů, které jsou důležité, nebo mají před ostatními vyšší prioritu. Pokud navíc zaměstnanec něco z našeho ústního zadání zapomene, nezdržuje nás poté případnými dotazy.

Myslete na případné komplikace

Pokud tušíte, že zadávaný úkol v sobě skrývá určitou záludnost, která bude jeho splnění komplikovat, zvažte, jestli a jakým způsobem na to podřízeného upozorníte. Zde v zásadě platí, že čím seniornější podřízený, tím bychom mu měli nechat volnou ruku s řešením případného problému. Naopak u začátečníka je vhodné jej na komplikaci upozornit a doporučit vhodný postup.
Při každém zadání úkolu bychom vždy měli sdělit, co přesně od podřízeného očekáváme, jaký má daný úkol cíl a samozřejmě nezapomenout na daný termín. Další aspekty zadávání práce si probereme v druhém díle našeho článku.