Jak chytře sdílet dokumenty a znalosti ve firmě

Obsaženo v: Administrativa, Management, Podnikání

Snad každá firma, ve které pracuje více lidí, potřebuje mít způsob, jak sdílet dokumenty ve firmě. Posílat si dokumenty ve Wordu a Excelu e-mailem je sice zažitý, ale již dávno překonaný koncept.

Pojďme se podívat na to, jak lze dokumenty sdílet snáze a lépe.

Google Drive, Docs, Sheets, Slides na dokumenty

Google Drive

Balíček webových a mobilních aplikací od Googlu považuji za základní kámen sdílení souborů a dokumentů, který bude užitečný snad v každé firmě. Středobodem je úložiště souborů Google Drive.

Zdarma v rámci Google účtu dostanete 15 GB prostoru, ve kterém můžete organizovat jakékoli soubory jako na svém disku, tvořit dokumenty, tabulky i prezentace. Tento prostor využívá i Váš Gmail.

Místo Wordu můžete použít Google Docs, místo Excelu Google Sheets a místo PowerPointu Google Slides.

Dnes již samozřejmou funkcí je možnost sdílení dokumentů nebo celých adresářů. Když Vám někdo nasdílí velké soubory, ukrojí se z Vaší dostupné kapacity (15 GB zdarma) jen v případě, že si soubory přidáte na Můj disk, takže se nemusíte bát, že o kapacitu hned přijdete. Synchronizace Vám umožní automaticky synchronizovat soubory a složky s Vaším počítačem, mobilem či tabletem.

Google Docs

Jednodušší forma Wordu. Nemá tolik možností formátování, a takovou podporu pro osnovy. Hodí se pro dokumentace, smlouvy nehodí se pro editovatelné brožury nebo akademické práce.

Google Sheets

Pokročilejší forma Excelu. Sice má o něco méně možností formátování a slabší makra, nicméně pro práci s daty jednoznačně vede. S databázovými funkcemi (QUERY, …), podporou regulárních výrazů, množstvím pluginů a dokonce možností programování dokážete nevídané. Například vytvořit vlastní reportovací přehledy, CRM a další a další.

Google Slides

Jednodušší verze PowerPointu, ale pro tvorbu jednoduchých prezentací plně funkční. Hlavní výhodu vidím v prostém faktu, že je prezentace online. Takže se nemusíte spoléhat na nějaké USB flashky, které se jako na potvoru rozbijí zrovna když budete chtít na projektoru ukázat Vaší důležitou prezentaci.

Google Forms

Prosím, neposílejte dotazníky jako dokument ve Wordu e-mailem. Dlouho zabere jak vyplnění, tak zpracování odpovědí. Zkuste Google Forms, které se pro to hodí ideálně.

Alternativy

  • Microsoft OneDrive – dobrá kompatibita s Wordem, Excelem a PowerPointem, ale např. Excel vyloženě zaostává za Google Sheets.
  • AirTable – něco jako vylepšená Google tabulka, kterou si naklikáte do podoby webové aplikace, ale je zdarma jen pro velmi malé projekty.

Dropbox Paper na znalostní bázi

Dropbox

Dropboxu možná také znáte, byl jednou z prvních aplikací, která nabízela sdílené úložiště s prostorem zdarma. V současnou chvíli nabízí zdarma méně než Google Drive, zejména pouze 2 GB prostoru. Za $9.99 měsíčně však získáte celé 2 TB.

Soubory a složky můžete sdílet, posílat odkazy jiným lidem, aby Vám něco nahráli do Dropboxu a editovat jednoduché dokumenty. Na Word a Excel to však není.

V čem vidím největší přínos je služba Dropbox Paper.

Dropbox Paper – vymakané poznámky

Aplikace je něco mezi jednoduchým poznámkovým blokem a Google Docs.

Pokud nepotřebujete psát složité dokumenty, které mají nějak přesně vypadat, ale spíš sepisovat poznámky, které můžete rychle napsat a sdílet, určitě se na Dropbox Paper podívejte.

My ho používáme jako Knowledge base (znalostní bázi). Tedy interně zde sdílíme určité postupy, znalosti, které si v Net Magnetu potřebujeme interně předávat. Také si do Paperu píši poznámky z knih.

Výhody

  • Velmi rychlá aplikace oproti Google Docs a čistší vzhled
  • Jednoduché psaní, obsah téměř nejde rozbít, aby vypadal ošklivě
  • Synchronizace i na mobil a přístup off-line
  • Převoditelné na Markdown syntaxi, umí i Markdown klávesové zkratky (#, ## a ### pro nadpisy, *kurzíva*, **tučné** apod.).
  • Možnost sdílení s jinými lidmi i pro editaci
  • Jednoduché tabulky, checklisty
  • Komentáře k odstavcům, obrázkům i jejich částem
  • Vyhledávání v dokumentech fungující i bez diakritiky
  • Data (hlavně obrázky) v Dropbox Paperu by neměly zabírat prostor Dropbox úložiště
  • Data by mělo jít hromadně stáhnout (zatím ještě není funkcionalita dostupná, lze stahovat jen jednotlivě)

Nevýhody

  • Z hlediska zálohování je potřebné, aby se daly všechny dokumenty stáhnout najednou v nějakém editovatelném formátu. Tato funkce zatím ještě není dostupná.
  • Některé starší Dropbox účty mají Paper jako samostatnou aplikaci mimo Dropbox úložiště, což mírně znesnadňuje sdílení dokumentů s novými Dropbox Paper účty, které mají dokumenty součástí Dropbox úložiště
  • Vyhledávání neumí skloňovat, ale to bych asi už chtěl moc 🙂