Emailová komunikace je mnohdy prvním krokem vašich obchodních jednání a slouží tak nejen jako vaše vizitka, ale i jako vizitka celé vaší společnosti. Vhodná stylizace a formulace vašich emailů je tudíž prvním krokem k vašemu obchodnímu nebo pracovnímu úspěchu. Všichni, kteří píší emaily, vytvářejí pracovní dokumenty, posílají dopisy nebo jinak písemně komunikují, by měly dodržovat několik hlavních zásad pro zlepšení celkové písemné komunikace podniku se zákazníky, dodavateli a obchodními partnery.

Desatero emailové komunikace:

1. Součástí každého emailu by měl být pozdrav a slušné jmenné oslovení adresáta. Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a jeho jména (použijte 5. pád). Pište např. Vážený pane Nováku případně Vážená paní Nováková. Pokud je adresát či adresáti neznámí, pište Vážení. Můžete rovněž použít variantu s pozdravem Dobrý den pane Nováku atd.
2. Nezapomeňte uvést srozumitelný podpis včetně kontaktních údajů. Nastavit si můžete tzv. automatický podpis, který se bude automaticky připojovat k novým zprávám, případně k odpovědím a přeposlaným emailům.
3. Srozumitelný a stručný předmět emailu by měl být samozřejmostí. Emailová korespondence má být jasná a stručná a její obsah by měl být zřejmý již z předmětu zprávy. Adresát se tak může rozhodnout, zda si zprávu přečte hned, nebo její čtení odloží na později. Uvedení výstižného předmětu dále pomůže adresátovi, případně i vám, rychle vyhledat zprávu v historii pošty.
4. Důkladně zkontrolujte jména příjemců. Zahrnujte do kopie veškeré účastníky komunikace pomocí funkce Odpovědět všem, aby žádnému z nich nechyběly důležité informace. Nezahlcujte však schránky vašich spolupracovníků banálními informacemi. Připravujete-li k odeslání poštu určenou více lidem současně, například pozvání na večírek, je neslušné uvádět jejich emailové adresy do otevřené kopie. Vložte adresáty, s výjimkou jediného (který bude uveden jako adresát emailu), do tzv. Skryté kopie.
5. Pište krátké emaily. Pokud předpokládáte, že vaše zpráva bude obsahovat více než dva odstavce, raději dotyčnému zavolejte, bude to rychlejší a účinnější. V každém emailu řešte pouze jediné témata a zvýšíte tak šanci na rychlejší zpětnou vazbu od příjemce.
6. Zvolte vhodný styl textu. Používejte běžně užívané typy písma jako je Times New Roman, Arial nebo Calibri. Vyhněte se fontům typu Brush Script, Braggadocio či Lucida, nikdo se nebude chtít zdržovat jejich luštěním. Obvyklou velikostí písma při pracovním komunikaci je velikost 10 až 12.
7. Neposílejte emaily s přílohou větší než 5 MB, pokud s tím druhá strana výslovně nesouhlasí. Řada poštovních schránek je nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server („File Transfer Protocol“ je v informatice protokol pro přenos souborů mezi počítači pomocí počítačové sítě) nebo některé z internetových úložišť, například Uschovna.cz či Leteckaposta.cz. Další možností je soubory zazipovat, tedy zmenšit některým z programů, které to umějí.
8. Nastavte si automatickou odpověď vždy, když nebudete schopni odpovídat na emaily – například v době dovolené nebo služební cesty. Uveďte kontakt na vaše odpovědného zástupce.
9. Není vhodné psát emaily pod vlivem negativních emocí. Vyhněte se rovněž sarkasmu a ironii. 
10. Familiární styl se do pracovní korespondence nehodí. Vyvarujte se rovněž emotikonům, tzv. smajlíkům,řetězovým dopisům a dalším projevům soukromé korespondence.