Situacím, kdy je zaměstnanec delší dobu nepřítomen v zaměstnání, musejí zaměstnavatelé věnovat ve zdravotním pojištění vždy zvýšenou pozornost, a to zejména z pohledu placení pojistného a souvisejícího plnění oznamovací povinnosti. Nejčastějším důvodem (dlouhodobé) nepřítomnosti zaměstnance v práci bývá nemoc jako důležitá osobní překážka v práci na straně zaměstnance podle § 191 zákoníku práce. Dalšími důvody pak mohou být například neplacené volno, neomluvená absence anebo také dlouhodobý pobyt v cizině.

Oznamovací povinnost zaměstnavatele

Odhlášení zaměstnance z důvodu nepřítomnosti v zaměstnání závisí na charakteru sjednaného pracovněprávního vztahu. U pracovní smlouvy se zaměstnanec neodhlašuje, i když nemoc trvá třeba několik měsíců. Naproti tomu v případě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr rozhoduje pro vznik zaměstnání výhradně výše příjmu zaměstnance. To znamená, že pokud v případě trvajících dohod poklesne v kalendářním měsíci příjem na dohodu o pracovní činnost pod 3 500 Kč anebo příjem na dohodu provedení práce nepřevýší 10 000 Kč, musí být osoba jako zaměstnanec na daný kalendářní měsíc odhlášena. Takže pokud například příjem na dohodu o provedení práce, uzavřenou od 1. 1. 2021 do 31. 12. 2021, převyšuje v každém kalendářním měsíci 10 000 Kč, avšak z důvodu déletrvající nemoci příjem v dubnu a květnu nepřevýší 10 000 Kč, musí být osoba jako zaměstnanec na tyto dva kalendářní měsíce odhlášena, což zaměstnavatel provede prostřednictvím kódů „O“ k 31. 3. a následně „P“ k datu 1. 6. V měsících dubnu a květnu tak nemá pojištěnec řešené zdravotní pojištění tímto zaměstnáním na dohodu o provedení práce, což si musí zajistit jiným způsobem (například postupem, že si na oba měsíce zaplatí pojistné jako osoba bez zdanitelných příjmů).   

Zaměstnavatel však vždy odhlašuje osobu jako zaměstnance také v případech, kdy přestává být účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění. Takovými důvody jsou nejčastěji dlouhodobý pobyt zaměstnance (pojištěnce) v cizině anebo výkon výdělečné činnosti v rámci států Evropské unie včetně Norska, Islandu Lichtenštejnska, Švýcarska a také Velké Británie a Severního Irska podle koordinačních pravidel Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009.

Vliv nemoci a stanovení vyměřovacího základu zaměstnance

Období nemoci se ve zdravotním pojištění projevuje především ve snížení minimálního vyměřovacího základu zaměstnance na poměrnou část podle § 3 odst. 9 písm. b) z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. To znamená, že (alespoň minimální) pojistné nemusí být za rozhodné období kalendářního měsíce odvedeno za kalendářní dny, kdy byl zaměstnanec během měsíce nemocen. Pokud zúčtovaný hrubý příjem za odpracované kalendářní dny přesáhne svojí výší poměrnou část minima, období nemoci se již nebere v úvahu a pojistné se odvádí ze skutečné výše příjmu (viz Příklad č. 1). V souvislosti s placením pojistného je důležité respektovat zásadu, že pro účely stanovení vyměřovacího základu zaměstnance nebo jeho poměrné části se vždy posuzují výhradně kalendářní (nikoli pracovní) dny trvání zaměstnání a nemoci v příslušném kalendářním měsíci.   

Nemoc po celý kalendářní měsíc

I když je zaměstnanec pracující na základě pracovní smlouvy nemocný po celý kalendářní měsíc, je zaměstnavatelem započítáván do celkového počtu zaměstnanců za daný kalendářní měsíc v Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele – s nulovým vyměřovacím základem (není-li do takového měsíce zaměstnanci například zúčtována odměna). Za takto nemocného zaměstnance není pojistné placeno, nicméně i v tomto případě má pojištěnec řešen v příslušném kalendářním měsíci svůj pojistný vztah.

Nemoc po část kalendářního měsíce

Nemoc zaměstnance, trvající celý kalendářní měsíc nebo i jen jeho část, zaměstnavatel zdravotní pojišťovně neoznamuje, neboť systém zdravotního pojištění neřeší vyplácení nemocenského. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny musí být ve mzdové evidenci zaměstnavatele doloženo období trvání nemoci zaměstnance za účelem výpočtu poměrné části minimálního vyměřovacího základu.      

V kalendářním měsíci, ve kterém zaměstnanec nemoc zahájí a zároveň ukončí, musí být zaměstnavatelem dle příkladu zajištěn odvod pojistného v návaznosti na poměrnou část minimálního vyměřovacího základu za podmínky, že se na zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) tato povinnost vztahuje. 

Příklad č. 1

Zaměstnanec byl nemocen v období 5. 8. – 26. 8. 2021 a za měsíc srpen mu zaměstnavatel zúčtoval hrubý příjem 5 660 Kč.

Poměrná část minimálního vyměřovacího základu a příslušné minimální pojistné se vypočítají následovně:

PČminVZ = (9 : 31) x 15 200 = 4 412,90 Kč

kde

PČminVZ = poměrná část minimálního vyměřovacího základu, která musí být při odvodu pojistného dodržena

9 = počet kalendářních dnů výkonu práce v rozhodném období kalendářního měsíce srpna (tedy období mimo nemoci)

31 = počet kalendářních dnů v příslušném měsíci

15 200 = výše minimální mzdy v roce 2021

Pmin = 4 412,90 x 0,135 = 596 Kč

Pmin = minimální pojistné

Za měsíc srpen musí být zaměstnavatelem odvedeno pojistné za tohoto zaměstnance alespoň z vyměřovacího základu 4 412,90 Kč, tj. minimálně v částce 596 Kč. Odvodem pojistného ze zúčtovaného hrubého příjmu 5 660 Kč je zabezpečen postup podle zákona, dopočet do minimálního vyměřovacího základu 15 200 Kč se v takových případech neprovádí. Pokud by však vyměřovací základ zaměstnance nedosáhl částky 4 412,90 Kč (například v případě zkráceného pracovního úvazku), musel by zaměstnavatel provést dopočet a doplatek pojistného do této poměrné části minima podle § 3 odst. 9 písm. b) a § 3 odst. 10 z. č. 592/1992 Sb.  Obdobně by zaměstnavatel postupoval při výpočtu výše pojistného i tehdy, kdyby nemoc trvala ještě v dalším (předcházejícím nebo následujícím) kalendářním měsíci. 

Podmínky uvedené v tomto příkladě platí při zaměstnávání na základě pracovní smlouvy nebo dohody o pracovní činnosti, mohlo by se však také jednat například o jediný příjem člena statutárního orgánu. V případě dohody o provedení práce by se pojistné (bez ohledu na dobu trvání nemoci) neplatilo, neboť příjem za měsíc srpen nepřevýšil 10 000 Kč.

Nemoc po celý kalendářní měsíc a zvláštní „státní kategorie“

Značně specificky se posuzuje situace, kdy onemocní osoba celodenně osobně a řádně pečující alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do patnácti let věku, přičemž tato nemoc trvá nejméně po dobu jednoho celého kalendářního měsíce. Jestliže je takto pečující osoba nemocná a tudíž nemá v průběhu zaměstnání po celý kalendářní měsíc příjmy ze zaměstnání ani ze své samostatné výdělečné činnosti, oznamuje zaměstnavatel tuto skutečnost zdravotní pojišťovně a použitím kódu „L“ ji zařadí mezi osoby, za které platí pojistné stát. Jakmile však bude mít tato osoba opět příjmy započitatelné do vyměřovacího základu pro placení pojistného na zdravotní pojištění, provede zaměstnavatel její vyřazení z kategorie osob, za které platí pojistné stát (kód „T“). Tyto kódy se používají k prvnímu („L“), resp. k poslednímu („T“) dni příslušného kalendářního měsíce. Například v případě nemoci od 11. 3. do 22. 11. se použijí kódy „L“ k datu 1. 4. a „T“ k datu 31. 10., kterými se vymezuje období, během kterého platí za tuto kategorii osob pojistné stát.

Příklad č. 2

Zaměstnankyni bylo v měsíci červnu poskytnuto neplacené volno v rozsahu tří kalendářních dnů, přičemž dne 25. 6. nastoupila na mateřskou dovolenou.

Na jedné straně se nebere v úvahu počet kalendářních dnů neplaceného volna, na druhou stranu musí být dodržena poměrná část minima za celkem 24 kalendářních dnů, kdy byla osoba mimo „státní kategorii“ [(24:30) x 15 200]. Zaměstnavatel nesmí opomenout oznámit zdravotní pojišťovně vznik nároku na zařazení zaměstnankyně do kategorie osob, za které platí pojistné stát, kódem „M“ s datem 25. 6. 2021 na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele.

Podotýkám, že obdobným způsobem by zaměstnavatel postupoval i tehdy, kdyby se jednalo o některou jinou „státní kategorii“ – například o přiznání kteréhokoli z důchodů, zahájení studia nebo péče o závislou osobu apod.

Dalším důvodem déletrvající nepřítomnosti zaměstnance v zaměstnání může být například poskytnutí neplaceného volna zaměstnanci v následujících třech situacích.

Uvolnění zaměstnance pro výkon veřejné funkce

Nastává situace, kdy zaměstnanec bude vykonávat veřejnou funkci. V tomto případě bude ze strany zaměstnavatele uplatněn postup, podle kterého nedojde k rozvázání pracovního poměru, nýbrž zaměstnanci bude v souvislosti s touto novou skutečností poskytnuto neplacené volno. Zaměstnanec není odhlášen a je započítáván do celkového počtu zaměstnanců, měsíčně oznamovaného zdravotní pojišťovně na formuláři „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“. Pojistné není placeno z toho důvodu, že jiný zaměstnavatel odvádí za zaměstnance pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu (dokladováno potvrzením úřadu), jinými slovy, v rozhodném období příslušného kalendářního měsíce je zákonné minimum dodrženo.

Výkon práce pro jiného zaměstnavatele

Zaměstnanec se může se svým (stálým) zaměstnavatelem dohodnout na poskytnutí neplaceného volna například na určitou dobu, po kterou bude v České republice vykonávat práci pro jiného (přechodného) zaměstnavatele. S tímto přechodným zaměstnavatelem uzavře pracovněprávní vztah a svému stálému zaměstnavateli doloží, že tento jeho přechodný zaměstnavatel za něj odvádí pojistné na zdravotní pojištění, vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu stanoveného pro zaměstnance.

V návaznosti na ustanovení § 3 odst. 4 a odst. 6 a § 13 z. č. 592/1992 Sb. musí být u zaměstnance dodržen minimální vyměřovací základ, současně však platí, že v případě souběžných zaměstnání se pojistné odvádí ze všech příjmů, zakládajících povinnost placení pojistného. Na základě těchto skutečností neplatí stálý zaměstnavatel po dobu poskytnutého neplaceného volna za zaměstnance pojistné, což pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny vydokladuje výše zmíněným potvrzením od přechodného zaměstnavatele. Tento přechodný zaměstnavatel plní za tohoto svého zaměstnance všechny povinnosti ve zdravotním pojištění, zejména pak oznamuje nástup zaměstnance do zaměstnání a ukončení zaměstnání a řádně platí pojistné.

Kdyby příjem u přechodného zaměstnavatele nedosáhl hodnoty minimálního vyměřovacího základu, provedl by tento zaměstnavatel příslušný dopočet a doplatek pojistného do zákonného minima, pokud by byl k tomu pověřen.

Žádné pojistné by zaměstnavatel neodvedl ani tehdy, kdyby zaměstnavatel poskytnul zaměstnanci neplacené volno na celý kalendářní měsíc v situaci, kdyby byl zaměstnanec současně OSVČ a platil by si alespoň minimální zálohy 2 393 Kč, což by zaměstnavateli dokladoval čestným prohlášením.

Výkon práce v režimu koordinačních nařízení Evropské unie

Pokud se zaměstnanec s bydlištěm v České republice rozhodne pracovat v některém ze států Evropské unie, případně v Norsku, na Islandu, v Lichtenštejnsku, ve Švýcarsku nebo ve Velké Británii a v Severním Irsku, postupuje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004 včetně prováděcího nařízení č. 987/2009. Zaměstnavatel, který mu po dohodě poskytne za tímto účelem neplacené volno, odhlásí z důvodu zániku pojištění tuto osobu jako zaměstnance u zdravotní pojišťovny, třebaže pracovněprávní vztah nadále trvá. Tato osoba je na základě principu jednoho pojištění účastna všech systémů sociálního zabezpečení státu, ve kterém vykonává výdělečnou činnost, což musí po návratu doložit zdravotní pojišťovně příslušným dokladem. Z neplaceného volna, poskytnutého českým zaměstnavatelem, se žádné pojistné neplatí, resp. nebere se v úvahu minimální vyměřovací základ proto, že osoba není účastna českého systému veřejného zdravotního pojištění. Kdyby zaměstnavatel zúčtoval do tohoto období (kdy je zaměstnanec ze systému odhlášen) nějakou odměnu, pojistné by se neplatilo.

Neomluvená absence

V praxi může nastat situace, kdy zaměstnanec opakovaně bez omluvy nedochází do zaměstnání. Třebaže již s účinností od 1. 1. 2015 není v právní úpravě zdravotního pojištění řešena problematika placení pojistného z důvodu neomluvené absence zaměstnance, musí zaměstnavatel v této souvislosti vždy přihlédnout k tomu, aby bylo u zaměstnance dodrženo zákonné minimum, tedy minimální vyměřovací základ (trvá-li zaměstnání po celý kalendářní měsíc) nebo jeho poměrná část zejména ve smyslu ustanovení § 3 odst. 9 písm. a) z. č. 592/1992 Sb. V dané souvislosti zaměstnavatele naopak nemusí z hlediska stanovení vyměřovacího základu v podstatě vůbec zajímat neomluvená absence u zaměstnaných osob, pro které neplatí minimální vyměřovací základ dle ustanovení § 3 odst. 8 cit. zákona č. 592/1992 Sb. U těchto zaměstnanců se pojistné vždy odvádí ze skutečné výše příjmu, tedy bez ohledu na platné minimum, případně se neodvede žádné pojistné.  

Pro správný odvod pojistného není důležitý počet vykázaných dnů neomluvené absence. Zásadní roli však v této souvislosti hraje skutečnost, jak dlouho zaměstnání trvalo, případně které další okolnosti přímo ovlivnily výši vyměřovacího základu zaměstnance.

Při déletrvající neomluvené nepřítomnosti v práci však může zaměstnavateli reálně vzniknout problém v tom smyslu, že pojistné za zaměstnance zdravotní pojišťovně odvést musí, ovšem získat konkrétně v roce 2021 od zaměstnance měsíční částku pojistného 2 052 Kč (13,5 % z minimálního vyměřovacího základu 15 200 Kč) může být někdy v takových případech, kdy je se zaměstnancem často přerušena veškerá komunikace, hodně složité.

Dlouhodobý pobyt v zahraničí  

Pokud si zaměstnanec vyřídí na zdravotní pojišťovně tzv. dlouhodobý pobyt v cizině podle § 8 odst. 4 z. č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, musí tento nepřetržitý pobyt trvat déle než šest měsíců. Zaměstnaná osoba vyplní před odjezdem u zdravotní pojišťovny formulář Prohlášení o dlouhodobém pobytu pojištěnce v cizině, čímž je vyňata ze zdravotního pojištění v České republice a současně je povinna odevzdat před odjezdem průkaz zdravotní pojišťovny. Za osobu dlouhodobě pobývající v cizině nikdo pojistné v ČR neplatí a pojistné neplatí ani zaměstnavatel z poskytnutého neplaceného volna. Současně však tato osoba nemá po uvedenou dobu nárok na poskytnutí hrazených služeb českým systémem veřejného zdravotního pojištění.

Závěrem

Při nepřítomnosti zaměstnance v zaměstnání řeší zaměstnavatel dodržení minimálního vyměřovacího základu nebo jeho poměrné části. Jinak musí mít k dispozici doklad, na jehož základě bude relevantně odvádět pojistné z příjmu nižšího, než je zákonné minimum, případně neodvede žádné pojistné. Takový doklad pak předkládá i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny.