Podle § 25 odst. 4 a odst. 7 z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, platí, že pokud zaměstnavatel zjistí nové skutečnosti, které mají vliv na údaje uvedené na předaném přehledu o platbách pojistného, je povinen ohlásit změny do 8 dnů ode dne, kdy se o nich dozvěděl, a to prostřednictvím opravného přehledu o platbách pojistného, který předá příslušné zdravotní pojišťovně. Podání řádného a opravného přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele lze učinit pouze elektronicky datovou zprávou ve formátu a struktuře stanovených příslušnou zdravotní pojišťovnou.

Jednou ze základních zákonných povinností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění je pravidelné podávání tiskopisu nazvaného „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled). Tento formulář předkládají každý měsíc zaměstnavatelé, pro příjmovou stránku systému rozhodující plátci, a to všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnávají. Základním smyslem tohoto hlášení je informovat zdravotní pojišťovnu o pohledávkách na pojistném, kdy ideálním výstupem tohoto procesu je soulad mezi evidovanou pohledávkou a provedenou platbou.

Přehled podávaný zaměstnavatelem obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují.

Formulář Přehled podává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně za příslušný kalendářní měsíc nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pokud 20. den připadne na sobotu, neděli nebo svátek, lze tento Přehled předat zdravotní pojišťovně ještě nejbližší příští pracovní den.

Na základě Přehledu podaného zaměstnavatelem nezjistí zdravotní pojišťovny výši hrubé mzdy jednotlivých zaměstnanců (s výjimkou případu, kdy je zaměstnán pouze jeden zaměstnanec), mohou však snadno porovnat údaje týkající se počtu zaměstnanců, uváděné zaměstnavatelem, s evidencí ve svém informačním systému. Proto některé zdravotní pojišťovny v případě zjištění rozporu upozorňují zaměstnavatele na potřebu dořešení takového irelevantního stavu.

Je pravdou, že ať už chybou zaměstnavatele nebo dodatečně provedenou úpravou, která vyplynula z okolností, dochází ke změnám v některém z údajů anebo ve všech údajích, uváděných za daný kalendářní měsíc na příslušném Přehledu. Z tohoto důvodu je zapotřebí oznámit zdravotní pojišťovně nové údaje, které jsou nutné pro výkon její úřední činnosti. Opravný Přehled podává zaměstnavatel za každý kalendářní měsíc, ve kterém se zpětnou platností dochází ke změně některého ze tří zde oznamovaných údajů. Zaměstnavatel podává opravný Přehled například v situaci, kdy:

• Nesprávně odvedl pojistné ze skutečné výše příjmu a teprve dodatečně provedl dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu (příjem zaměstnance pracujícího na zkrácený pracovní úvazek na základě pracovní smlouvy činil v roce 2025 stabilně 22 000 Kč, od ledna 2026 zaměstnavatel neprováděl dopočet a doplatek pojistného do zvýšeného minimálního vyměřovacího základu 22 400 Kč).
• Nezahrnul některé plnění do vyměřovacího základu zaměstnance. Naopak také mohl zaměstnavatel odvést pojistné z plnění, které tomuto odvodu nepodléhalo – například odvedl pojistné z odstupného, na které vznikl nárok podle zákoníku práce, čímž vznikl přeplatek na pojistném.
• Po skončení některé z dohod, která výší příjmu nezaložila účast na zdravotním pojištění, zúčtoval na základě této dohody odměnu a v součtu výše odměny a příjmu v posledním kalendářním měsíci trvání této dohody bylo dosaženo částky potřebné pro vznik zaměstnání. Například: na základě dohody o provedení práce je poživateli důchodu s pravidelným příjmem 10 000 Kč, trvající od 1. 1. 2026 do 30. 4. 2026, je do července zúčtována odměna 4 000 Kč – v měsíci dubnu vznikne zaměstnání, proto se za tento měsíc navýší počet zaměstnanců, což vyžaduje potřebu podání opravného Přehledu za duben, pojistné z úhrnu příjmů 14 000 Kč je odvedeno za červenec.
• Zapomněl započítat do celkového počtu zaměstnanců osobu, ačkoliv byla jako zaměstnanec v zákonné osmidenní (resp. u dohod dvacetidenní) lhůtě přihlášena a pojistné bylo řádně odváděno.
• V případě trvající dohody o pracovní činnosti poklesl příjem zaměstnance pod rozhodnou částku, přičemž osoba nebyla jako zaměstnanec na takový kalendářní měsíc odhlášena. Například, dohoda o pracovní činnosti je sjednána od 5. 1. 2026 do 31. 12. 2026. Za měsíc duben poklesl příjem na částku 4 400 Kč, v ostatních měsících vždy činil alespoň 4 500 Kč. Zaměstnavatel musí použít kód „O“ k datu 31. 3. a kód „P“ k datu 1. 5. a pokud tak učinil dodatečně, měl vzniklou situaci relevantně dořešit i podáním opravného Přehledu za duben, ve kterém se (o jednoho) snížil počet zaměstnanců. 

Zaměstnancem českého zaměstnavatele může být osoba ze státu Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska, ze Švýcarska nebo také ze Spojeného království. Může dojít k situaci, kdy je až po několika měsících doručen českému zaměstnavateli zahraniční formulář A1. Pokud je u osoby s trvalým pobytem v některém z těchto států předložen českému zaměstnavateli formulář A1, vstoupí český zaměstnavatel z hlediska zdravotního pojištění neprodleně v kontakt se zdravotní pojišťovnou (institucí provádějící zdravotní pojištění), u které je tento zaměstnanec ve své zemi pojištěn. U příslušné (kontaktní) pobočky se přihlásí k placení pojistného jako zaměstnavatel a dále bude vůči této instituci plnit všechny zákonné povinnosti, vyplývající z legislativy tohoto státu v oblasti zdravotního pojištění, které zaměstnavatel na základě dané skutečnosti podléhá. Pokud zaměstnavatel v případě souběhu zaměstnání nesprávně (byť neúmyslně) odvádí pojistné české zdravotní pojišťovně, musí v souladu s výše uvedeným postupem neprodleně přesměrovat platby pojistného příslušné zdravotní pojišťovně do příslušného členského státu, dále podle platnosti formuláře A1 doplatit této zdravotní pojišťovně dlužné pojistné za jednotlivé kalendářní měsíce a následně pak požádat českou zdravotní pojišťovnu o vrácení takto vzniklého přeplatku na pojistném. Přeplatek vrátí zdravotní pojišťovna (případně i na základě provedené kontroly) v zákonné měsíční lhůtě za předpokladu, že vůči plátci neeviduje splatný závazek. Součástí tohoto procesu je i podání opravných Přehledů české zdravotní pojišťovně.

Opravný Přehled podává zaměstnavatel například tehdy, pokud zaměstnanec neoznámí (nebo opožděně oznámí) zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny. Když zaměstnavatel zjistí toto pochybení zaměstnance, měl by učinit tato opatření:

• Za účelem zastavení běhu penále urychleně doplatit pojistné správné zdravotní pojišťovně.
• Prostřednictvím kódů „P“ a „O“ přihlásit a odhlásit zaměstnance u dotčených zdravotních pojišťoven.
• Požádat o vrácení přeplatku na pojistném se zdůvodněním.
• Podat opravné Přehledy – oběma zdravotním pojišťovnám.
• S možností požádat o prominutí vyměřeného penále – vyčíslené penále není nutno předem uhradit.

Zaměstnavatel vždy podává opravné Přehledy, pokud prohraje se zaměstnancem soudní spor ve věci jeho žaloby na neplatnost rozvázání pracovního poměru. Na období neplatné výpovědi je zaměstnavatel povinen zaměstnance dodatečně zpětně přihlásit. Pokud byl zaměstnanec odhlášen u zdravotní pojišťovny například k datu 31. 3. 2023, musí jej zaměstnavatel se zpětnou platností přihlásit u zdravotní pojišťovny prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele kódem „P“ k datu 1. 4. 2023. Protože zpětně dochází ke změně v počtu zaměstnanců a zpravidla i ve výši vyměřovacího základu a v částce pojistného (jedná se o dodatečný odvod pojistného z minimálního vyměřovacího základu za jednotlivé měsíce), podává zaměstnavatel za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází, opravný Přehled.