Na stůl účetních přicházejí  doklady. První, co potřebujeme je zjistit, co vlastně v ruce držíme. Každý doklad i smlouvy musíme přečíst a pochopit. Pokud nám něco není jasné, zeptáme se nadřízeného, kolegyně či toho, kdo doklad vystavil. Vyhneme se tím nepříjemnostem a opravám v účetnictví. Nikdo nejsme dokonalý a není ostudou, že nevíte všechno. Častokrát jsou informace na dokladu nejasné a rozklíčování je oříšek i pro celoživotní účetní. 😊

Obecně se doklady dělí do dvou logických skupin:

a) Vnější doklady – mezi účetní jednotkou a okolím (faktura, pokladní doklad, výpis z bankovního účtu…)

b) Vnitřní doklady – v rámci účetní jednotky (příjemka, výdejka, interní doklad = na všechny účetní operace, na které nemáme jiný doklad, tak si to vytváříme sami)

Pro všechny účetní doklady se v účetnictví tedy i v účetních programech používají zkratky. Toto je přehled nejčastěji používaných zkratek:

• FP, FAP – faktura přijatá (od dodavatele)
• FV, FAV – faktura vystavená (pro odběratele)
• VPD – výdajový pokladní doklad
• PPD – příjmový pokladní doklad
• VBÚ – výpis z běžného bankovního účtu
• VBÚV, VÚÚ – výpis z úvěrového bankovního účtu
• INT, ID – interní doklad
• ODD – opravný daňový doklad
• ZVL – zúčtovací a výplatní listina

Každý účetní doklad musí obsahovat tyto náležitosti dle Zákona o účetnictví (§11)

• Označení účetního dokladu (např. FAP, FAV, VPD, PPD)
• Obsah účetního případu a jeho účastníci
• Peněžní částka
• Datum vyhotovení
• Datum uskutečnění účetního případu (datum, ke kterému budeme účetní doklad zanášet do účetnictví, při FAV – datum vystavení, FAP – datum obdržení, PPD,VPD – datum vystavení, VBÚ – datum na výpisu z běžného účtu)
• Podpis osoby odpovědné za účetní případ (např. pokladník či fakturantka)
• Podpis osoby odpovědné za zaúčtování (účetní popřípadě i hl. účetní)

A když už víme, co se k nám dostalo, tak to „zpracujeme“

1. Zkontrolujeme správnost údajů na dokladu (můžeme zviditelnit podstatné informace).
2. Roztřídíme podle obsahu a času (dáme si na sebe FAV, FAP, VBÚ, INT, atd a časově srovnáme).
3. Opatříme účtovacím předpisem (je několik možností, třeba „předkontační razítko“, zde uvedeme jaké účty použijeme. Nebo vytiskneme „košilku“ , tam jsou taktéž ukázány použité účty a spojíme s originál dokladem.
4. Zaúčtujeme (zaneseme do PC  dle příslušného dokladu s krátkým textovým popisem , v případě košilky je bod 4. souběžný).
5. Očíslujeme  (číslo nám přidělí PC, my ho na doklad pouze přepíšeme).
6. Uložíme, archivujeme (doklady v papírové podobě zařadíme do šanonu).
7. Skartujeme (až po zákonné lhůtě), která je:
   • 45 let – údaje ze mzdových listů pro účely DP a NP (důchodového a nemocenského pojištění)
   • 10 let – účetní závěrka + výroční zpráva, mzdové listy, daňové doklady (plátci DPH)
   • 5 let – účetní knihy, rozvrhy, inventární soupisy a ostatní účetní doklady

Přečtěte si i další díly našeho seriálu

Další díly našeho účetního seriálu si můžete přečíst zde:

1. díl: Šťastná účetní
2. díl: Začínáme!
3. díl: Všední den účetní aneb doklady a co s nimi?
4. díl: Trocha NUDNÉ avšak opravdu NUTNÉ teorie
5. díl: S rozvahou do rozvahy
6. díl: Výsledovka není schovka