Pracujete-li v administrativě nebo vytváříte-li jakékoli pracovní písemnosti – ať již obchodní, vnitropodnikové, právní nebo personální – jistě jste již mnohokrát přemýšleli nad vhodnou podobou dokumentů a jejich grafickou úpravou. Snad jste váhali, kam uvést adresu příjemce nebo naopak odesílatele, kde a v jakém tvaru by mělo být na písemnosti uvedeno datum, případně místo vyhotovení, kam umístit podpisový řádek a jaké zvolit vhodné oslovení? Říkali jste si v duchu „Kéž by tak byl nějaký návod, který by mi mohl!“ Máme pro vás dobrou zprávu. Návod existuje a poskytuje kompletní pravidla pro grafickou úpravu písemností zpracovaných textovými editory. Aktuální verze české technické normy ČSN 01 6910 je v platnosti od dubna 2007. Můžete si ji zakoupit v tištěné podobě nebo stáhnout z internetu v podobě elektronické.

Norma ČSN 01 6910 uvádí:

1. Přesná pravidla pro grafickou úpravu textů při práci s textovými soubory.
2. Způsob psaní interpunkčních znamének, značek a čísel (včetně psaní římských čísel), uvozovek, závorek, spojovníků a pomlček, telefonních čísel, kalendářních dat a časových údajů.
3. Způsob psaní zkratek včetně pravidel pro vytváření zkratek a návodu psaní zkratek častých slov, akademických titulů, vojenských a vědeckých hodností, a zkratek podnikatelských subjektů.
4. Postup při zvýrazňování a členění textu a zásady formálního uspořádání textového sloupce.
5. Požadavky na psaní adres příjemců i odesílatelů v České republice i v zahraničí.
6. Návod na úpravu obchodních a úředních dopisů nebo emailů.
7. Zásady pro vypracování tabulek za použití textových editorů – uvedena jsou zde mimo jiné pravidla pro psaní nadpisu, měrných jednotek, záhlaví tabulky, nastavení sloupců a řádků, součtů, poznámek, ale také třeba umístění tabulky v textu.
8. Jako tzv. informativní příloha jsou připojeny ukázky konkrétních typů obchodních a úředních dokumentů – obchodní dopis s předtiskem a bez předtisku, osobní dopis vedoucího pracovníka, dopis fyzické osoby právnické osobě, email a tabulka.

Důkladná znalost této normy by měla být automatickou součástí základních dovedností nejen administrativních pracovníků, ale každé osoby, která vytváří jakékoli pracovní písemnosti. V praxi tomu tak bohužel není, důkazů je řada, stačí se pozorně podívat na písemnosti každodenně produkované soukromými, podnikatelskými i státními institucemi. Nezapomeňte však, že pracovní korespondence, ať již listinná nebo elektronická, je vizitkou vás i vaší společnosti a mnohdy je prvním krokem při navazování obchodních jednání. Seznamte se proto důkladně s normou ČSN 01 6910 a zdokonalte tak svoje odborné dovednosti!

Přečtěte si také článek „Jazykovědci připravili novou normu pro psané dokumenty„.