Jak správně nastylizovat obchodní písemnost nebo email

Tvorba a stylizace pracovních – obchodních, vnitropodnikových, právních a personálních – písemností a emailů patří k základním činnostem nejen v administrativě. Vhodná stylizace písemností patří k univerzálním dovednostem téměř ve všech pracovních odvětvích – vedle administrativy také například v personalistice, účetnictví, marketingu nebo managementu.

Při vytváření a stylizaci pracovních písemností se řídíme několika pravidly:

  1. V korespondenci píšeme vždy jen o jedné věci. 
  2. Stylizace písemnosti by měla být stručná, avšak úplná.
  3. S daným tématem musíme být důkladně obeznámení a nesmíme zapomenout na žádné podstatné informace. 
  4. Srozumitelná struktura písemností předpokládá logické uspořádání jednotlivých náležitostí a přehledné řazení jednotlivých bodů.
  5. Obsah korespondence musí vyznít jednoznačně.
  6. Tón korespondence by měl být přirozený a zdvořilý, vyvarovat bychom se měli nespisovné a hovorové češtiny, přílišné familiárnosti, ironii a sarkasmu.

Postup při vytváření a stylizaci pracovních písemností:

  1. Příprava osnovy a podkladů.
  2. Stylizace písemnosti dle výše uvedených pravidel.
  3. Jazyková kontrola – gramatická, stylistická i věcná (obsahová).
  4. Grafická kontrola písemností (formátování a grafická úprava).
  5. Zpracování písemnosti (tisk nebo odeslání).